Das Schweizer Startup Roomz bietet eine kabellose Lösung für das Management von Besprechungs-, Büro- oder Klassenräumen. 2015 haben die beiden Unternehmensgründer Roger Meier und Patrick Terreaux ein Reservierungs- und Verwaltungswerkzeug für Räumlichkeiten entwickelt. Das System besteht aus einem einfachen Display, das sich außen am Raum anbringen lässt, und einer Verwaltungssoftware. Als Pilotprojekt diente das historische Gebäude der ETH Zürich, das immer wieder mit Überbelegung und Leerständen von Räumen zu kämpfen hat. Vorgabe war es, ein Funksystem mit einer langen Batterielaufzeit zu entwickeln, um keine Kabel verlegen zu müssen und den Wartungsaufwand möglichst gering zu halten.

Das Display lässt sich innerhalb kurzer Zeit installieren. Zur Montage des Displays liefert das Startup entweder eine Wandschablone oder Klebestreifen für die Anbringung auf Glas mit. Das „E Ink“-Display hat eine Größe von 8 Zoll und ist nach Herstellerangaben „Made in Switzerland“. Die Batterielaufzeit beträgt je nach Nutzungsmodus zwei bis vier Jahre. Der Austausch der Batterie ist aber problemlos ohne großen Aufwand möglich. An Anbindungsmöglichkeiten stehen WLAN, Bluetooth und NFC zur Verfügung.

Da das Display kein Betriebssystem hat und allgemein nur wenig Funktionen bietet, ist ein Diebstahl des Geräts zumindest aus Datensicht ohne gravierende Folgen. „Das Display ist eigentlich ein Terminal-Server-Client, der nur ein Bild anzeigen kann. Ein Dieb hat somit lediglich Zugriff auf das Bild“, erklärte Thomas Freiherr, Sales Manager Germany bei Roomz, im Gespräch mit LANline.

Management-Software aus der Cloud

Das Display zeigt die Raumbelegung, die nächsten Buchungen, deren Titel und Dauer sowie optional den Namen des Organisators an. Die Darstellung erfolgt entweder in einer Tages- oder Wochenübersicht. Über Knöpfe im unteren Bereich besteht die Möglichkeit, eine Sofortbuchung für ein kurzfristig anberaumtes Meeting vorzunehmen. Hier kann der Anwender den Raum für 15, 30, 45 oder 60 Minuten belegen. „Wir haben das kurzfristige Buchen auf eine Stunde beschränkt, da längere Meetings in der Regel eine längere Vorlaufzeit benötigen“, sagte Freiherr. Auch die Freigabe des Raums nach einem Meeting erfolgt per Knopfdruck.

Per Knopfdruck lässt sich ein Raum wieder freigeben oder ein leerer Raum kurzfristig buchen. Bild: Roomz

Das Management der Displays erfolgt über eine Software, die entweder in der Roomz-Cloud als Service oder auf einem eigenen Server läuft. Mit ihr lässt sich jedes Display einzeln konfigurieren. Da die Management-Software nur geringe Hardwareanforderungen hat, lässt sie sich laut Freitag auch auf einem Notebook oder in einer virtuellen Maschine betreiben. Mit ihr sind die Displays verbunden. Diese fragen anschließend in regelmäßigen Abständen Änderungen ab.

Jeder Besprechungsraum, der mit Roomz ausgestattet werden soll, erhält eine E-Mail-Adresse, über die er sich in der Software buchen lässt. Roomz bietet zudem via APIs Operabilität mit Exchange, Office 365, Google Calendar oder Domino. Auch eigene Lösungen sollen sich im Normallfall in Roomz integrieren lassen, so Freiherr. Lediglich bei Apples iCall besteht keine Möglichkeit, eine Sofortbuchung über das Display vorzunehmen. Stattdessen kann das Startup hier nur einen Lesemodus anbieten.

Mehr Lösungen geplant

Innerhalb der nächsten zwei Jahre will Roomz mit seinem Display auf dem deutschen Markt Fuß fassen. Jedoch gehen die Pläne bei den Schweizern schon weiter: Künftig will das Startup mit einem Sensor ein weiteres Produkt bieten, das sich per WLAN vor Ort einbinden lässt. „Gerade durch neue Arbeitsplatzmodelle — Stichwort: Shared Desk — wollen wir mit dem Sensor dabei helfen, die Effizienz der Raum- beziehungsweise Arbeitsplatznutzung zu erhöhen“, berichtete Fabien Moine, Head of Sales and Marketing bei Roomz.

Der Sensor soll erkennen, ob ein Arbeitsplatz schon besetzt ist, was die Spitzenzeiten sind oder ob sich zur Reservierungszeit Personen im Raum befinden. Sind 15 Minuten nach dem Termin keine Personen anwesend, gibt die Lösung den Raum automatisch wieder frei.

Zudem soll die Analyse der Nutzung sukzessive wachsen. Derzeit ist der Sensor in der Lage, Präsenz und Raumklima (Volatile Organic Compunds, Feuchtigkeit, Licht und Temperatur) zu messen. Weitere Funktionen sollen aber künftig hinzukommen. Auch der Sensor verfügt über eine langjährige Akkulaufzeit. Roomz gibt sie mit vier bis fünf Jahren an.

Weitere Informationen finden sich unter www.roomz.io.

Timo Scheibe ist Redakteur bei der LANline.