Einsparpotenzial durch perfektes E-Mail-Storage
Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung
Steuerlich relevante E-Mails müssen dem Handels- und Steuerrecht entsprechend gesetzeskonform und revisionssicher archiviert werden. Da für entsprechende E-Mails einschließlich Anhang in der Regel Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren gelten, ist eine sinnvolle Logik der Archivierung unabdingbar. Wie die Archivierung erfolgt, welche E-Mails archiviert werden und welche Speichermedien gewählt werden, bleibt den Unternehmen überlassen.
Als Faustregel gilt: Alle Daten des Rechnungswesens, die einmal beim Steuerpflichtigen auf einem
maschinell verwertbaren Datenträger gespeichert waren, sind auch in dieser Form vorzuhalten, damit
sie durch die Finanzbehörde geprüft werden können. Während einer Betriebsprüfung kann ein schneller
Zugriff auf archivierte E-Mails und Dokumente Zeit und Geld sparen. Sind Daten nicht auffindbar,
kann es zu einer Steuerschätzung durch das Finanzamt kommen. Auch für den Fall von
außergerichtlichen und gerichtlichen Streitigkeiten kann die Archivierung von E-Mails und
Dokumenten wertvoll sein. Gelöschte Daten führen oft zu einer Niederlage "aus Mangel an Beweisen".
In Extremfällen müssen IT-Leiter mit arbeitsrechtlichen Problemen rechnen, wenn sie ihren Pflichten
unzureichend nachgekommen sind.
Die wirtschaftliche Archivierung von E-Mails zählt deshalb für IT-Abteilungen zu den großen
Herausforderungen. Ein zukunftsfähiges Konzept darf E-Mail-Archivierung nicht als Insellösung
behandeln. Vielmehr sollte sie als erster Schritt auf dem Weg zu einer unternehmensweiten
ECM-Strategie betrachtet werden.
Zunächst sind die Anwender in einem Unternehmen mit ein- und ausgehenden E-Mails konfrontiert
und damit auch verantwortlich für die geschäftskritische Korrespondenz. Gesamtverantwortlich aber
für das Unternehmen, in manchen Fällen persönlich haftbar, ist der Geschäftsführer oder Vorstand.
Die individuelle Policy eines Unternehmens regelt die Dokumentation und den Umgang mit den Daten.
Automatisiertes Archivieren entlastet den Mitarbeiter von seiner Einzelverantwortung für die
E-Mails.
Das Archivieren regelt die automatische Übernahme von E-Mails und deren Attachments aus dem
E-Mail-Server in den Archiv-Store. Zum Einhalten der gesetzlichen Vorschriften ist es notwendig,
die Journal-Mailbox des MS Exchange-Servers zu archivieren. Die Journal-Mailbox enthält eine Kopie
aller eingehenden und ausgehenden Mails und kann als Compliance Mailbox bezeichnet werden.
Zusätzlich sollten alle Mails in den Projektordnern automatisch archiviert werden. E-Mails im
Postfach der Anwender können automatisch nach einem individuell festgelegten Zeitrhythmus, zum
Beispiel alle 30 Tage, archiviert werden. Aus datenschutzrechtlichen Gründen sind Mails im
Privat-Ordner des Anwenders davon auszunehmen.
Filter, Relevanzen und Prioritäten für den Archivierungsvorgang legt das Unternehmen selbst
fest. Verschiedene Methoden sind möglich und können für Posteingangs- und Ausgangsfächer,
Gruppen-Folder und öffentliche Folder angewendet werden. MS Outlook bietet zusätzlich "Folder"
-Mechanismen.
Immediate Mode
"Immediate Mode" ermöglicht das sofortige Archivieren von E-Mails und Attachements aus
Posteingang- und Ausgangsfächern bestimmter Anwender, Gruppen oder öffentlicher Verzeichnisse. Dem "
Scheduled Mode" entsprechend werden Zeitfenster definiert, in denen der Archivjob gestartet und
beendet werden soll. Dabei wird der maximal zur Verfügung stehende Zeitrahmen angegeben. Der
Archivjob startet automatisch, beispielsweise täglich. Ergänzend dazu kann eine Content-bezogene
Archivierung sinnvoll sein.
Im ereignisorientierten Modus "Condition Mode" prüft das System E-Mails entsprechend ihrem Alter
(Tage, Stunden, etc.), auf Überschreiten einer vorgegebenen Größe und auf Übereinstimmung mit
definierten E-Mail-Klassen wie IPM, Note, und so weiter. Eine weitere Alternative ist die
Archivierung nach der "Threshold Mode". Der Archivierungsjob beginnt, sobald der Speicher am oberen
Grenzwert steht und endet, wenn der untere Befüllungsgrenzwert erreicht ist.
Es ist sinnvoll, einzelnen Anwendern Archivierungsrechte zu geben. Wer davon betroffen ist,
entscheidet individuell die Unternehmensleitung. Die Archivierung der E-Mails erfolgt dann über den
"Manually Mode" vom Anwender selbst. In MS Outlook beispielsweise kann der Anwender über ein
entsprechendes Plug-in Archivfunktionen auslösen: E-Mails archivieren, in MS-Exchange zurückladen
oder aus dem MS-Exchange-Store löschen. Zusätzlich kann er eine Volltextsuche starten, alle
E-Mail-Versionen anzeigen lassen und eine Folder-Synchronisation offline vorzunehmen.
Für einen reibungslosen Betrieb steht das proaktive Benachrichtigungssystem "Alerter-Management"
zur Verfügung. Es informiert den Administrator bei Erreichen von oberen Grenzwerten im laufenden
Quota-, Scheduling- und Archivierungsprozess als auch bei auftretenden Fehlern.
Je nach Lebenszyklus der E-Mails werden sie durch die Archivierung auf geeignet haltbare
Datenträger verschoben. Dazu bietet der Markt beispielsweise Jukebox-Systeme, zertifizierte
Festplatten-Systeme, wie Netapp, Centera und andere an. Sind die Daten archiviert, lassen sie sich
auf diesen Systemen nicht mehr verändern. Ein vorzeitiges Löschen der Daten wird durch den Einsatz
entsprechender Hardware vor Ablauf der Lebenszeit verhindert.
Eine gute Lösung hinterläßt für jede archivierte Mail einen Link in Outlook. Die Nachricht kann
gesucht werden und steht dem Anwender per Doppelklick auf den Link jederzeit wieder zur Verfügung.
Die Mail einschließlich Attachment kann bearbeitet, weitergeleitet und in andere Ordner verschoben
werden. Wird eine archivierte E-Mail über Outlook gelöscht, bedeutet dies, dass lediglich der Link
im MS-Exchange Store entfernt wird. Die E-Mail selbst bleibt im Archiv erhalten und kann jederzeit
wieder hergestellt werden.
Eine effiziente E-Mail-Archivierung ist in der Lage, den Arbeitsprozess zu unterstützen und
Kosten zu reduzieren. Die optimale und zukunftsfähige Lösung berücksichtigt deshalb nicht nur
technische Aspekte, sondern in hohem Maß strategische Überlegungen des Unternehmens.
Lesen Sie mehr zum Thema
