Trends und Tendenzen in der Datenhaltung - Teil 2
Mehr Intelligenz für Ablagesysteme
Dass Speichersystemen im Unternehmen aufgrund immer neuer rechtlicher Regeln und dem hohen Wert archivierter Informationen für die wirtschaftliche Schlagkaft immer größere Bedeutung zukommt, hat schon der erste Teil dieses Beitrags gezeigt - und ein paar wichtige technischen Folgen beleuchtet. Im zweiten Teil geht es nun um Zuverlässigkeit und das Kernthema "Archivierung".
In der IT-Praxis zeigt sich, dass bei Archivierungssystemen oft keine
Hochverfügbarkeitsanforderungen zu beachten sind, da sich eventuelle Down-Times weit weniger
kritisch auswirken, als dies im IT-Produktionsbetrieb der Fall ist. Da archivierte Daten aber für
die Entscheidungsbildung und -findung im Unternehmen wichtig sein können, sollte sich das
IT-Management mit den Vorzügen der Hotswap-Architektur näher beschäftigen, die sich ganz nebenbei
auch günstig auf die Energieversorgung auswirkt. Anwender sind gewöhnlich in der Lage, beim Einsatz
dieser Technik die erforderlichen Datenzugriffe problemlos vorzunehmen.
Für das IT-Management ist bedeutsam, dass die Systemverwaltung bei Betriebsproblemen nicht mit
komplexen Wiederanlaufverfahren wie etwa beim Neustart einer optischen Library konfrontiert wird.
Namhafte Hersteller wie Plasmon sehen in der Möglichkeit des Laufwerksaustauschs im laufenden
Betrieb deshalb einen großen Vorteil hinsichtlich der Systemverfügbarkeit. Um eventuellen
Schwierigkeiten im Bereich der Energieversorgung vorzubeugen, bieten etwa die Plasmon-Produkte
G164, G238, G438, G638 und G94.282-4 sowie die Bluy-Ray-Libraries des Herstellers Disc so genannte
Netzteilredundanzen an.
Konventionelle Dokumentenmanagementsysteme (DMS) speichern die E-Mails in einem Zentralarchiv ab
und nehmen somit eine für den Mailserver des Unternehmens entlastende Rolle ein. Weit geht diese
Entlastung allerdings nicht, da häufig alle Mails ohne Vorauswahl samt Spam- und Werbenachrichten
einfach abgelegt werden. Die DMS-Speicherkapazität geht deshalb schnell zur Neige, wenn die
Engpässe auch später als bei einem ohne DMS-Unterstützung laufenden Mailsystem zutage treten. Da
ein DMS-System das Unternehmensnetz nicht unerheblich belastet, darf das IT-Management diese
Problematik nicht aus den Augen verlieren.
Die Hersteller von DMS-Systemen bemühen sich nun, die kontinuierlich ansteigende E-Mail-Menge
mithilfe von Mechanismen zu bewältigen, die die Leistung mittels intelligenter Verarbeitung
steigern. Der erste Schritt besteht darin, wichtige Geschäftsnachrichten von Informationsballast
wie unangeforderten Rundschreiben und Spam zu trennen.
Archivierung erfordert Intelligenz
Zwei Alternativen stehen zur Verfügung: Im ersten Fall werden alle Mails eines Unternehmens
inklusive der Anhänge abgelegt, wobei Speicherplatz sparende Verfahren helfen, die
Storage-Kapazität optimal zu nutzen.
Beim zweiten Modell sondern Filter unnötige und unerwünschte Mails im Zuge eines regelbasierten
Archivierungsprozesses aus und speichern je nach Vorgabe des IT-Managements nur bestimmte
Nachrichten. Mithilfe eines derartigen intelligenten Archivierungsprogramms hat das IT-Management
die Möglichkeit, sowohl die durchzuführenden Backup-Läufe als auch das aufkommende E-Mail-Volumen
im Griff zu behalten und Wichtiges von Unwichtigem zu differenzieren.
Der Stellenwert einer umfassenden E-Mail-Archivierung steigt ständig an, da E-Mails einen immer
wichtigeren Teil der geschäftlichen Kommunikation moderner Unternehmen ausmachen. Das IT-Management
greift auf das lückenlose E-Mail-Archiv zum Beispiel bei Kundenreklamationen, Unstimmigkeiten mit
Geschäftspartnern oder bei Betriebsprüfungen zurück. Einzelne Vorgänge müssen unter Umständen
jederzeit reproduzierbar sein, auch wenn sie nur online abgewickelt wurden. Es sind Fälle aus den
USA bekannt, in denen Unternehmen zu empfindlichen Geldstrafen verurteilt wurden, weil E-Mails
überhaupt nicht oder falsch vorgehalten wurden. In Europa sind bisher noch keine gravierenden Fälle
dieser Art publiziert worden, aber steuerliche und andere Vorschriften legen eine gut
durchstrukturierte Archivierung auch hier bereits nahe.
E-Mail-Archivierung in der Geschäftspraxis
Zwischen Theorie und Praxis liegen im Bereich der Archivierung oft Welten. Schenkt man einer
aktuellen Studie bei US-Firmen Glauben ("Osterman-Untersuchung"), erfüllen nur wenige Unternehmen
ihre Archivierungsverpflichtungen tatsächlich. Die Erhebung ergab, dass gut ein Drittel der
befragten US-Unternehmen auch ein Mail-Archivsystem besitzen, wenn sie E-Mail-Kommunikation nutzen.
Knapp zwei Drittel bewegen sich in Bezug auf die Erfüllung von Archivierungsverpflichtungen also in
juristischer Hinsicht auf dünnem Eis.
Ein Teil der US-Unternehmen gab an, dass in ihrer Organisation ein E-Mail-Archivsystem gänzlich
fehle. Ein Grund dafür sei der hohe Speicherbedarf. Gerade die E-Mail-Attachments belasten die
Speicherkapazitäten stark. Man denke in diesem Zusammenhang an die durchschnittlichen Dateigrößen
von
hochauflösend gescannten Bildern und Digitalfotos moderner Kameras (zum
Beispiel bei Objektbesichtigungen in der Immobilien- und Kreditwirtschaft),
Prospekten und Geschäftspräsentationen (Powerpoint),
Werbevideos,
Audiodateien,
Zeichnungen, Grafiken, Baupläne und so weiter (Quelle: Septacon).
Hier können je Anhang schnell ein paar MByte an Speicherkapazität verbraucht werden. Nicht
vergessen werden darf außerdem das Bestreben der Unternehmen, Geschäftsabläufe weitgehend zu
automatisieren und möglichst im vollen Umfang elektronisch abzuwickeln. Angebote,
Auftragsbestätigungen, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und so weiter werden immer häufiger per
E-Mail weitergeleitet. In der Praxis bedeutet dies, dass ein einzelner Vorgang zehn, zwanzig oder
mehr Dokumente erzeugen kann, die Anwender per E-Mail senden, weiterleiten und beantworten.
Dazu eine kleine Modellrechnung. Die Annahme lautet: Ein Unternehmen hat 1000 Mitarbeiter, und
die Größe der Exchange- oder PST-Files je Mitarbeiter beträgt etwa 1 GByte pro Tag. Wenn die
IT-Abteilung unter diesen Voraussetzungen einmal pro Tag bei 230 Geschäftstagen pro Jahr ein
E-Mail-Backup durchführt, ergeben sich nach der Formel 1000 Mitarbeiter x 230 Arbeitstage x 1 GByte
Daten etwa 235.520 GByte = 235,5 TByte Speicherkapazitätsbedarf pro Geschäftsjahr. Das Datenvolumen
von etwa 235,5 TByte kann schließlich noch in die Aufnahmekapazität klassischer Magnetbänder
umgerechnet werden: Hier wären etwa 3365 Magnetbänder mit einer Aufnahmekapazität von 70 GByte pro
Stück einzuplanen – ein Mindestwert, denn niemand kann garantieren, dass der Bedarf an
E-Mail-Speicherplatz pro Mitarbeiter nicht im Verlauf des Jahres noch weiter steigt.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen ins Geld
Bezieht man die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mit ein und denkt beispielsweise an zehn
Jahre Speicherzeit für steuerrelevante Daten, wird deutlich, welch riesige
Speicherkapazitätsvolumina oder Datenträgermengen langfristig benötigt werden – vom Raumbedarf und
den Anforderungen der ordnungsgemäßen Aufbewahrung einmal ganz abgesehen. Eine Sicherung auf
Bändern kommt allein angesichts dieser Werte kaum noch in Frage. Zusätzlich muss bedacht werden,
dass es in den meisten Fällen längst nicht mehr ausschließlich um die Speicherung und Archivierung
der Daten geht. Auch das zeitnahe Wiederauffinden sowie die Aufgabe des Wiederherstellens von
Nachrichten samt Attachments aus dem Backup- und Archivsystem wollen berücksichtigt sein. Die
traditionellen kosten-, personal- und zeitaufwändigen Prozesse sollten deshalb unbedingt vermieden
werden.
Optische Speicherlösungen und Disc-Libraries für Langzeitarchive
Optische Speicherlösungen galten viele Jahre lang als das Medium der Wahl im Bereich der
Langzeitarchivierung. Hier trat ein Wandlungsprozess ein, was sich an der Vielzahl der Hersteller
und Anbieter zeigt, die in den vergangenen Jahren mit höchst unterscheidlichen Produkten auf den
Markt drängten.
Vor allem festplattengestützte Systeme gewannen an Boden. In diesem Zusammenhang ist zu
beachten, dass neue gesetzliche Regelungen wie IAS (International Accounting Standards), Sarbanes
Oxley, Basel II und GDPdU (Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
das IT-Management zwingen, nach möglichst flexiblen Archivierungstechniken Ausschau zu halten, die
ohne Festplatten als Grundlage kaum realisierbar sind. Themen und Aufgabenstellungen wie schnelle
Dokumentenarchivierung samt Retrieval, Sicherheitsmanagement im Speicherbereich und die Beachtung
und Einhaltung immer neuer Regelungen und Gesetze erhöhen den Komplexitätsgrad des
IT-Systembetriebs erheblich.
Disc-Libraries zählen zu jenen optischen Datenspeichern, die ebenfalls gut an steigende
Speicherkapazitätsbedürfnisse anzupassen sind. Insbesondere das typische modulare Konzept ist hier
äußerst vorteilhaft, weil es größere Flexibilität mit sich bringt. Außerdem gestatten
Disc-Libraries, dass zukünftige Speichertechnologien ohne größeren Aufwand in das übergeordnete
Storage- und Archivierungskonzept eines Unternehmens einbezogen werden können.
Storage Management für UDO, PDD, MO/WORM und DVD-RAM
Wenn IT-Management einem immer größeren Flexibilitätsanspruch gerecht werden muss, kann es zum
Beispiel auf Lösungen wie Pegasus InvestoreV4 setzen – ein System, das ein transparentes FS
(Filesystem) unter Microsoft Windows zur Verfügung stellt. Alternativ ist es möglich, mithilfe
spezieller APIs (Application Program Interfaces) das Speichersystem direkt von der jeweils
benutzten Anwendung aus anzusteuern.
Zur Reduzierung der Archiv-Management-Kosten trägt es bei, wenn Jukeboxen unterschiedlicher
Technologien wie UDO, PDD sowie "betagtere" Standards gemeinsam genutzt werden können. Tools helfen
dabei, Medien zu duplizieren. Bei Bedarf können bei modernen Systemen flexible Schreibmodi genutzt
werden, die es gestatten, Daten auf optischen Medien direkt zu archivieren. Je nach
Performance-Lage des Systems kann der Administrator aber auch die Daten auf Festplattenlaufwerken
zwischenlagern und so den Datendurchsatz steigern.
Im Zuge der Compliance-Betrachtungen dürfen UDO-WORM-Medien mit Daten-Schredder nicht außer Acht
gelassen werden. Gerade bei der gesetzlich festgelegten Langzeitarchivierung muss das IT-Management
an die Datenlöschung am Ende der Aufbewahrungsperiode denken. "Compliant-Write-Once-UDO-Medien"
bieten sowohl einen guten Datenschutz als auch die Rahmenbedingungen für eine gesetzeskonforme
Archivierung. Hier hat zum Beispiel Plasmon Produkte im Angebot, die die gestellten Anforderungen
gut erfüllen können.
UDO erweist sich gerade im Bereich der professionellen Archivierungslösungen als legitimer
MO-Nachfolger. Neben den gesetzlichen Vorschriften unterstützen die durch die Verbreitung von
Information-Lifecycle-Management-Konzepten ausgelösten Diskussionen hinsichtlich hierarchischer
Informationsspeicher eine rasche Verbreitung der Technik.
In der IT-Praxis spricht man häufig über die Vorzüge mehrstufiger Archivlösungen wie etwa
kombinierter Disk-/UDO-Lösungen. Ferner wird deutlich, dass Festplatten in den Archivsystemen mit
Optical Storage in Konkurrenz treten. Gerade bei kleineren und mittleren Umgebungen sind "die
Mischformen" interessant. Hier kombinieren die Vorzüge des UDO-Archive-Appliance-Systems die
Vorteile der Disk-Performance sowie der Langlebigkeit und Authentizität optischer
Speichermedien.
Videoarchive auf Magnetbandspeicher
Die heute verwendeten Video-/Audio-Files haben oftmals beachtliche Größen und erfordern folglich
großvolumige Speicherlösungen mit schnellen Transferraten. In der gängigen Praxis greifen immer
noch zahlreiche Rundfunk- und TV-Anbieter auf Magnetbandspeicherlösungen zurück. Hier ist jedoch
ein Trend erkennbar, wonach sich immer mehr Studios mit digitalen Aufnahme- und Schnitttechniken
befassen. Dies impliziert den Bedarf der Speicherung und Archivierung auf digitalen Medien. Das
IT-Management setzt hier als Bindeglied zwischen den Magnetbandlaufwerken und den
Produktionssystemen spezielle Archivserver ein. Ein als Beispiel erwähnenswertes Produkt ist die
Archiv-Series-Software von Xendata. Mit deren Hilfe werden Videodaten auf so genannte SAS
(Standalone-Streamer-Systeme) geschrieben. Mögliche Formate sind AIT, LTO, SAIT sowie SDLT. Streng
genommen können die Bandlaufwerke als eine Art logisches Standard-Windows-Drive angesehen werden.
Auf diese Art und Weise lässt sich ein performanter Read-/Write-Zugriff auf wahlfreie Daten
gewährleisteen, der dem Bandzugriff sehr ähnelt.
Firmen fehlt es an Richtlinien und Leitsätzen - schärfere Kontrollen bei E-Mails:
Das Storage-Magazin, Optical Stor-age, Enterprise Storage Group: UDO ist einen Blick wert:
Prüfung von Anwendungen, Dokumentenmanagement, optische Archivierung:
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