Backup-Lösungen für mobiles Arbeiten
Unternehmens-Backup im Zeitalter von BYOD
Der Trend zum mobilen Arbeiten und zur Nutzung privater Endgeräte stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Nicht nur im Bereich der Security, sondern auch beim Thema Backup und Disaster Recovery. Gerade auf den mobilen Endgeräten lagern womöglich die aktuellsten und wichtigsten Daten des Unternehmens. Sie entziehen sich jedoch weitgehend den klassischen Backup-Konzepten. Online-Backup in der Cloud zeigt dabei neue Lösungswege auf.Für fast die Hälfte aller deutschen Unternehmen ist das Thema "mobiles Arbeiten" bereits gelebte Realität. Was unter einer Produktivitätsbetrachtung wünschenswert erscheint, lässt dem Administrator mit Blick auf den Datenschutz "graue Haare wachsen". Während On-Premise-Endgeräte meist über eine funktionierende Backup- und Disaster-Recovery-Struktur abgesichert sind, werden Datenbestände auf Mobilrechnern eher sporadisch und selten geplant gesichert. Erst wenn der Mitarbeiter sich im Unternehmensnetz mit seinem Laptop anmeldet, besteht die Chance, Kunden- und Unternehmensdaten in das Backup aufzunehmen. Die Situation gestaltet sich noch ein Stück komplizierter, wenn Unternehmen BYOD-Konzepte ("Bring Your Own Device") mit einbeziehen. BYOD steht im Widerspruch zu allen Bestrebungen einer unternehmensseitigen Standardisierung der IT-Infrastruktur. Eine solche heterogene Umgebung erschwert die Implementierung einer umfassenden Backup- und Recovery-Planung deutlich. Die Folge: IT-Verantwortliche beantworten den auftretenden Veränderungsdruck durch Vernachlässigung. Dies drückt sich auch in Zahlen aus: Eine aktuelle Studie von Mozy bei US-Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitern hat ergeben, dass 87 Prozent keine formelle Richtlinie bei der Verwendung persönlicher Geräte für berufliche Zwecke und den damit verbundenen Schutz sensibler Kundendaten besitzen. Und dies, obwohl mehr als zwei Drittel der befragten Unternehmen bereits über eine formale Vorgehensweise für ein Backup der Unternehmensdaten verfügen. Ein Drittel der Unternehmen überlässt es vollständig den Mitarbeitern, wie sie ein Backup der Unternehmens- und Kundendaten mit ihren mobilen Endgeräten durchführen. Laptop Eine solche Backup-Strategie ist aus zwei Gründen risikoreich. PCs versagen immer einmal - Laptops allerdings noch viel öfter. Die durchschnittliche jährliche Fehlerrate eines stationären Rechners beträgt im Schnitt fünf Prozent im ersten und etwa zwölf Prozent im vierten Jahr. Mobile Rechner hingegen weisen schon im ersten Jahr eine Fehlerrate von 15 Prozent und im vierten Jahr bereits von 22 Prozent auf. Die weitaus größere Gefahr eines Datenverlusts bei mobilen Arbeitnehmern besteht allerdings in verlorenen oder gestohlenen Rechnern. Die Mozy-Studie zeigt auf, dass jedem neunten Unternehmen schon einmal ein Laptop mit sensiblen Kunden- oder Unternehmensdaten gestohlen wurde. In 98 Prozent der Fälle ließen sich nicht alle verlorenen Daten wiederherstellen. Viele bandbasierenden Backup-Lösungen erfordern vom mobilen Mitarbeiter, sich für diese Aufgabe die Zeit zu nehmen und ins Unternehmensnetz einzuloggen. Tendenziell wächst dabei die Dauer, die bis zum nächsten Login vergeht, da die mobilen Mitarbeiter immer weniger im Office vor Ort arbeiten. Andererseits besitzen gerade die Daten mobiler Arbeitnehmer den höchsten Produktivwert für ein Unternehmen. Auch sind typischerweise diejenigen Daten, die gerade in Bearbeitung sind, die wichtigsten. Sie werden meist von Vertriebsmitarbeitern sowie Personen in Leitungsfunktion generiert und benötigt. Daraus folgt jedoch auf der anderen Seite, dass Unternehmen, die sich auf einen traditionellen Backup-Plan verlassen, nur die unwichtigsten Daten sichern. Hinzu kommt, dass mobile Arbeitnehmer anders mit ihrem Rechner umgehen, als ortsgebundene Mitarbeiter: Sie schalten ihre mobilen Computer auf Fahrten oder bei fehlendem Netzzugang gerne aus, was mit als ein Grund für eine höhere Ausfallrate mobiler Systeme gelten kann. Business Continuity Das Ziel von Backup lautet letztlich "Business Continuity", also Erhalt der Geschäftstätigkeit des Unternehmens während und nach dem Eintritt eines Störfalls. Dies lässt sich allerdings unmöglich realisieren, wenn das Unternehmen ein solches Ereignis nicht bereits vorab analysiert und Gegenmaßnahmen plant. Ohne diese Planung ist ein Unternehmen verwundbar, wobei es die Planung kontinuierlich den Gegebenheiten anpassen muss - wie das Beispiel mobiler Arbeitsmodelle zeigt. Klassischerweise hilft eine "Business Impact"-Analyse bei der Erstellung eines Business-Continuity-Plans, wobei die beiden Determinanten "RPO" (Recovery Point Objective) und "RTO" (Recovery Time Objective) zu betrachten sind. Beide beschreiben Zeitspannen - im Fall von RPO die maximale Zeit, in der im Störfall Daten verloren gehen können. RTO wiederum beschreibt die Zeit, die verstreicht, bis die Geschäftstätigkeit nach einem Störfall vollständig wiederhergestellt ist. In herkömmlichen Unternehmen mit einer überwiegend vor Ort arbeitenden Belegschaft lassen sich beide Größen mit vertretbarem Aufwand bestimmen oder festlegen. Nimmt allerdings die Anzahl mobiler Arbeitnehmer zu, ändern sich auch RPO und RTO. Gehen beispielsweise geschäftskritische Daten auf mobilen Rechnern der Unternehmensleitung verloren, so nützt die Festlegung eines kurzen RPO-Werts wenig, da diese mobilen Rechner nur selten über ein Backup gesichert werden. Zugleich verlängert sich der RTO-Wert, da die Wiederherstellung über tendenziell ältere Daten erfolgt. IT-Leiter im Zugzwang Die IT-Verantwortlichen geraten dabei in einen Zugzwang, aus dem es letztlich nur zwei Auswege gibt. Der erste besteht darin, vor allem leitende Mitarbeiter zu verpflichten, ihre mobilen Systeme im Rahmen des bestehenden RPO mindestens einmal täglich mit dem Unternehmensnetz zu verbinden. Dies ist in der Realität allerdings aus vielerlei Gründen wenig praktikabel - beispielsweise bei Geschäftsreisen per Flugzeug. Die Alternative besteht darin, die Backup-Struktur des Unternehmens den neuen Gegebenheiten anpassen. In diesem Fall wiederum bieten sich der IT ebenfalls zwei Optionen an: die Schaffung von VPN-Zugängen zum Unternehmensnetz oder die Nutzung von Backup-Lösungen als Cloud-Dienst. Gleich mehrere Faktoren sprechen dafür, dass Letzeres wahrscheinlich die bessere Wahl darstellt. Zum einen finden VPN-Lösungen bei den Nutzern nicht die erhoffte Zustimmung. Laut einer Studie aus Großbritannien nutzen gerade einmal 32 Prozent aller mobil arbeitenden Mitarbeiter VPN-Zugänge für die Datensicherung. Zum anderen erfordern VPN-Zugänge eine Anpassung der bestehenden Backup-Regeln. Ist beispielsweise vorgesehen, dass das Backup nur in der Nacht oder in Zeiten läuft, in denen Rechner kaum beansprucht sind, kann es vorkommen, dass sich mobile Systeme über lange Perioden nicht sichern lassen. Königsweg Online-Backup Online-Backup-Lösungen haben sich genau aus diesem Grund im Unternehmensumfeld etablieren können. Sie arbeiten unabhängig vom Ort, an dem sich ein Mitarbeiter befindet. Und noch wichtiger: Der Mitarbeiter braucht sich nicht mehr selbst um die Datensicherung zu kümmern, diese läuft im Hintergrund, ohne sich bemerkbar zu machen. Datenbestände externer Mitarbeiter lassen sich automatisch in der Zeit sichern, in der eine Internet-Verbindung verfügbar ist. Professionelle Lösungen, die für den Unternehmenseinsatz geeignet sind, bieten dem Administrator dabei die Möglichkeit, alle Benutzer von einem beliebigen Standort aus zu verwalten, wobei er unterschiedlichen Benutzergruppen individuelle Regeln zuordnen kann. Dazu zählen etwa Richtlinien für die Bandbreitennutzung, für die Backup-Geschwindigkeit und die Erstellung benutzerdefinierter Backup-Sätze. Die Stärke einer solchen SaaS-Lösung (Software as a Service) liegt in ihrer Flexibilität. Online-Backup nutzt Bandbreite, wenn sie vorhanden ist und speichert Daten inkrementell auf Blockebene, womit sich wiederum kurze RPO-Werte realisieren lassen. Online-Backup eignet sich allerdings nicht nur für die Absicherung mobiler Datenbestände sondern gerade auch für ganze Unternehmen oder für verteilte Niederlassungen, die vernetzt zusammenarbeiten.
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