Ansätze im Information-Lifecycle-Management
Vom Wert der Information
In vielen Unternehmen legen Anwender Daten immer noch unstrukturiert auf Speichersystemen ab, die nicht bestmöglich auf Kosten und Nutzen abgestimmt sind. Information-Lifecycle-Management (ILM) verspricht grundsätzlich eine Lösung des Problems ständig steigender Datenmengen. Bei der Auswahl sollten Unternehmen jedoch auf einen ganzheitlichen technischen Ansatz achten.Neben der Speicherstrategie selbst stellt vor allem das Verwalten und Bereitstellen von Informationen Unternehmen vor große Probleme. In der Regel wissen die Anwender nicht, welche Daten und Informationen wo liegen und wie sie diese am effektivsten managen können. In vielen Unternehmen ist das Informations-Management aus diesem Grund weitgehend den einzelnen Mitarbeitern überlassen, die dann eigenständig darüber entscheiden können - oder eher müssen. Diese unstrukturierte Vorgehensweise widerspricht allerdings in der Regel dem, was ein Unternehmen mit den Informationen erreichen will. In den meisten Branchen handelt es sich um textliche oder numerische Informationen, die auf Disk-Subsystemen abgelegt sind. Die grundsätzlichen Fragen an Administratoren und IT-Verantwortliche lautet: Liegen sämtliche Daten auf den jeweils "richtigen" Speichermedien? Oder lässt sich die Speicherstrategie verbessern? In der Praxis läuft es häufig so, dass einmal gespeicherte Daten auch langfristig nicht bewegt werden und somit auf dem ursprünglichen Storage-Medium verbleiben. Informations-Management: Unterschiedliche Perspektiven Bei der Herangehensweise an ein effektives Informations-Management gibt es zwei grundsätzlich unterschiedliche Sichtweisen. Die zumeist trivialere davon ist die rein technische Betrachtung der Speichermedien an sich. Daten und Informationen von einem Storage-Typ auf einen anderen zu verschieben stellt aus langfristig strategischer Sicht nicht das Problem dar. Weitaus entscheidender dürfte jedoch die Betrachtung aus Sicht der Nutzung der gespeicherten Daten sein: Wie lässt sich auf verschobene Daten zugreifen? Jede Information, sei es eine E-Mail, ein Office-Dokument oder ein Datensatz aus dem ERP-System, hat zum Zeitpunkt ihrer Entstehung einen bestimmten Wert für das Unternehmen. In der Regel nimmt dieser mit zunehmender Dauer der Aufbewahrung ab. Um den aktuellen Wert einer Information zu bestimmen gibt es keine Faustregel. Für jede Installation sind einzelne Bewertungen durchzuführen. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, alle Informationsquellen im Unternehmen zu berücksichtigen. Denn sehr häufig machen die Verantwortlichen den Fehler, bei der Betrachtung des Information-Lifecycle-Managements lediglich auf die Informationen und Daten selbst zu fokussieren, Applikationen und Datenquellen jedoch zu vernachlässigen. Gerade Applikationen wie E-Mail-Server, ERP- und Produktionssysteme bilden aber wichtige Ansatzpunkte, da sie diejenigen Informationen generieren, die später für den Benutzer und damit für das Unternehmen von elementarer Bedeutung sind. Als Hauptinformations- und Kommunikationsmedium in den meisten Unternehmen spielt gerade das Versenden und Empfangen von E-Mails eine zentrale Rolle. Die Eckdaten Backup, Performance, Kosten und Administration bilden dabei für IT-Verantwortliche ein erhebliches Spannungsfeld und stehen häufig konträr zueinander. Rechenzentrumsleiter und Administratoren stehen typischerweise vor einer ganzen Reihe von Fragen: Wie beeinflusst das hohe Datenaufkommen die vorhandenen Applikationen, und reicht die dafür angeschaffte Infrastruktur aus? Welcher Aufwand ist zu betreiben, um diese Infrastruktur zu administrieren, und ist die IT dazu noch in der Lage? Wie lassen sich die laufenden und künftigen Kosten in den Griff bekommen - mit der Maßgabe, die Anforderungen zu erfüllen? Wie können Backups in der vorhandenen Zeitspanne realisiert werden, und wie sieht es im Gegenzug mit den Restore-Prozessen aus? Wie schaffen es die Verantwortlichen, die Verfügbarkeit zu garantieren oder zu verbessern - unter Berücksichtigung der vorhandenen Mittel? Als Antwort auf diese Herausforderungen sind viele Unternehmen dazu übergegangen, Informationen nach einer gewissen Zeit aus der Produktion zu entfernen oder gar zu löschen, wobei Letzteres der Vernichtung von Kapital gleichkommt. Mitunter halten Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu an, Daten-Quotas zu erfüllen, indem zum Beispiel ein E-Mail-Postfach auf einige wenige MByte beschränkt ist, was zwingend zum unkontrollierten Löschen von Informationen führt. Es ist unbestritten, dass der Zugriff und die Nutzbarkeit von Informationen die Produktivität und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens steigern können. Unabhängige Erhebungen haben ermittelt, dass zirka 60 bis 80 Prozent der gespeicherten Daten statisch sind. Wenn dies der Fall ist, stellt sich unweigerlich die Frage: Warum werden diese Daten in den Produktionssystemen vorgehalten? Wäre es nicht besser, diese Ressourcen von statischen Daten zu befreien und den kostbaren Speicherplatz für aktuelle Informationen zur Verfügung zu stellen? Diese Frage ist grundsätzlich positiv zu beantworten - aber wie kann der Benutzer weiter auf diese Informationen zugreifen? In Standards liegt die Lösung Aufgrund der Vielzahl an Datenquellen und Applikationen kann ein sinnvoller Lösungsansatz hier nur über standardbasierende Informations-Management-Lösungen erfolgen. Mit vielen ILM-Systemen ist es beispielsweise relativ einfach möglich, einen oder auch mehrere E-Mail-Server anzubinden. Auch das Auslesen von Daten aus den File-Systemen, ohne dafür extra einen eigenen Client installieren zu müssen, ist bei den meisten Lösungen vorgesehen. Doch auch dies deckt nur einen Teil der unternehmensrelevanten Informationen ab. Was passiert zum Beispiel mit Dokumenten wie Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen oder Verträgen, die Applikationen erzeugen oder per Briefpost das Unternehmen verlassen beziehungsweise erreichen? Ziel eines ganzheitlichen Informations-Managements muss es sein, tatsächlich alle relevanten Informationen in die Betrachtung mit einzubeziehen. Das aktuelle Schlagwort dazu lautet "Big Data" und die Marketing-Abteilungen der großen IT-Hersteller überbieten sich gegenseitig darin, ihre Systeme als ganzheitliche Lösungen für den Zugriff auf alle Informationen anzupreisen. Der zweite Blick fällt dann jedoch oft ernüchternd aus: Abgesehen von aufwändiger Installation und Administration sind viele Systeme - anders als suggeriert - nicht in der Lage, ohne Eingriff in die jeweilige Applikation auf Datenquellen zugreifen zu können. Verfügbarkeit der Informationen In einem idealtypischen Szenario lässt sich jede beliebige Informationsquelle in das ILM einbinden - unabhängig vom eingesetzten E-Mail-Server oder File-System. Einen solchen Weg beschreitet beispielsweise Artec mit der Lösung Vstor, die alle Applikationen auf der Basis von Standards einbezieht. Dadurch lassen sich etwa ausgegebene Rechnungen direkt am Drucker abgreifen (ohne Einbindung in das führende ERP-System). Die tägliche Eingangspost oder gedruckte Dokumente, die zu digitalisieren sind, kann das System über eine integrierte Scan-Schnittstelle anbinden. Auch wichtige Telefonate lassen sich aufzeichnen und für spätere Recherchezwecke erfassen. Um nach der Ablage von Informationen den späteren Zugriff zu erleichtern, ist eine intelligente Volltextsuche das Mittel der Wahl. Idealerweise können die Anwender nicht nur lokal, sondern unter Verwendung einer globalen Suche auch standortübergreifend auf Informationen zugreifen, was die Informationsverfügbarkeit nochmals erheblich steigert. Entsprechendes gilt für den Zugriff ohne Verletzung bestehender Rechtestrukturen. Um dies zu erreichen ist es sinnvoll, bestehende Verzeichnisdienste wie etwa Active Directory oder LDAP mit in das Sicherheitskonzept zu integrieren. Das daraus resultierende Einsparpotenzial ist erheblich. Angenommen, ein Mitarbeiter sucht regelmäßig pro Tag rund 20 Minuten nach Informationen. Kann ein entsprechendes System diese Zeitspanne auf einen Bruchteil reduzieren, so amortisiert sich diese Investition in vielen Unternehmen bereits innerhalb weniger Monate. Neben diesen Vorteilen im Bereich der Produktivität sorgt ein effektives Information-Lifecycle-Management auch für erhebliche Verbesserungen im Bereich der Infrastruktur. Wenn sich Daten nach der Erfassung auf preiswertere Storage-Medien verschieben lassen, so stehen die Primärsysteme für den täglichen Bedarf beziehungsweise die Produktivnutzung zur Verfügung. Im Rahmen der skizzierten Lösung lassen sich Informationen auf preiswertere Speichersysteme auslagern, ohne die Verfügbarkeit der Daten zu beeinträchtigen. Dies hat auch zur Folge, dass ein Unternehmen künftige Investitionen wesentlich zielgerichteter tätigen kann. Fazit Information-Lifecycle-Management und "Big Data" stellen mehr als reine Marketing-Aussagen dar. Die Herausforderungen sind durchaus innerhalb relativ kurzer Zeit lösbar, sofern Unternehmen einige Grundregeln einhalten. Der wichtigste Ratschlag muss dabei lauten, in jedem Fall auf eine standardbasierende Lösung zu setzen, die sich nicht ausschließlich auf einzelne Datenquellen wie Fileshares oder E-Mail-Systeme beschränkt.
Lesen Sie mehr zum Thema
