Zentralisiertes Vorlagenmanagement
Vom Wirrwarr zum Workflow
Unter Vorlagenmanagement versteht man die Erstellung, Pflege, Steuerung und technische Administration von digitalen Office-Dokumentenvorlagen, sehr häufig auf Basis von Microsoft Office. Angesichts der hohen Zahl von Vorlagen, die heute in einem Unternehmen Verwendung finden, will die Auswahl einer Lösung für die Vorlagenverwaltung wohl bedacht sein.
Die Zuständigkeit für das Vorlagenmanagement setzt an vielen Stellen im Unternehmen an: Die Anforderungen kommen häufig aus dem Marketing, dem Qualitätsmanagement, der Personalverwaltung, der Bürokommunikation oder den Produktionsabteilungen. Die IT fungiert primär als Berater und technischer Verwalter der Vorlagen. Zu unterscheiden ist das Vorlagenmanagement vom Dokumentenmanagement, das primär dem Workflow, der Archivierung, der Versionierung oder der Digitalisierung vorhandener Dokumente und deren Inhalten dient.
Anforderungen und Ausgangssituation
Mehrere hundert Vorlagen sind selbst in vielen mittelständischen Unternehmen im Einsatz, bei Konzernen sind es nicht selten mehrere tausend. Die Anzahl der tatsächlich vorhandenen Vorlagen wird gern unterschätzt. Ist ein Unternehmen über viele Standorte, Länder oder Tochterunternehmen verteilt, so nehmen Vorlagenanzahl und Managementaufwand erheblich zu, zum Beispiel durch Sprachversionen und Unternehmenssignaturen.
Oft fehlt der Gesamtüberblick über das Vorlagenaufkommen. Immer wieder sind Vorlagen redundant oder in unterschiedlichen Versionen vorhanden. Hinzu kommt, dass digitale Vorlagen in der Praxis an verschiedenen Stellen abgelegt sein können, zum Beispiel in abteilungsspezifischen Verzeichnissen.
Ein zentrales, unternehmensweites Vorlagenmanagement existiert manchmal nicht, selten ist es durchgängig geregelt und dokumentiert. Wo werden welche Vorlagen erstellt? Wer stellt sicher, dass die Vorlagen den Unternehmensvorgaben entsprechen? Müssen Vorlagen einen Freigabeprozess durchlaufen? Wer sortiert Vorlagen aus? Wer sorgt für eine effiziente Organisation der Vorlagen? Wer informiert die Endanwender über Einsatzvorgaben? Dies sind nur einige Punkte, die zu regeln sind. Aufgrund des Technikbezugs wird das Thema Vorlagen häufig in der IT positioniert. Denn die IT stellt die technische Plattform, während andere Bereiche dagegen oft Anforderer von Vorlagen sind.
CI und Rechtssicherheit
Das Bewusstsein für die Einhaltung der Corporate Identity (CI) und für die Rechtssicherheit, im Marketing und Qualitätsmanagement eine Selbstverständlichkeit, ist bei den Erstellern von Office-Dokumenten nicht immer in gleicher Weise vorhanden. Bedient sich ein Mitarbeiter eines älteren, bereits abgespeicherten Dokuments statt einer aktuellen Vorlage, um ein neues Dokument zu erstellen, so prüft er oft nicht ab, ob sich inzwischen Teile geändert haben. Dieses Vorgehen birgt Risiken: zum einen bei Dokumenten mit rechtlicher Relevanz wie Angeboten, zum anderen eben für die CI.
Der normale Anwender geht verständlicherweise den Weg des geringsten Widerstands, was eben bedeuten kann, dass er nicht auf die aktuelle Vorlage zurückgreift, sondern sich bei bereits existierenden Dokumenten bedient und diese überschreibt. Wie groß der Anteil derartig erstellter Dokumente und die davon abgeleitete "Problemquote" ist, lässt sich nur schätzen. Sie ist je nach Unternehmen sehr unterschiedlich, aber der Anteil ist oft sehr hoch. Die Quote hängt entscheidend davon ab, wie einfach Vorlagen dem Anwender zur Verfügung stehen.
Professionelle Management-Tools zur Unterstützung in der Vorlagensteuerung gibt es nur wenige am Softwaremarkt, in vielen Unternehmen sind Eigenentwicklungen im Einsatz. Diese sind oft gewachsene Programme (zum Beispiel Microsoft-Office-Plug-ins) und decken die Anforderungen an ein optimiertes Vorlagenmanagementsystem nur zum Teil ab. Unter anderem durch fehlende Funktionalität sind sie immer teurer als eine professionelle Standardlösung.
Das Organsieren und Bereitstellen von Office-Vorlagen kann teuer werden - im Hinblick sowohl auf den administrativen Aufwand, als auch auf die Folgen einer ineffizienten Nutzung oder Nicht-Nutzung von Vorlagen. Für eine Kosten/Nutzen-Analyse sind also die Seite der Administration, der Endanwender sowie unternehmensübergreifende Anforderungen zu betrachten.
Auf der Seite der Administration sind folgende Punkte zu beleuchten: die Regelung und Effizienz der Prozesse, der Aufwand bei der Erstellung und vor allem der Änderung von Vorlagen, die Performance bei Änderungen und Massenänderungen, der Einsatz technischer Ressourcen und die Redundanz von Vorlagen.
Ist der Prozess des Vorlagenmanagements unternehmensweit geregelt und wird er angewendet? Erfahrungen in Projekten zeigen, dass dies häufig nur teilweise gegeben ist. Bei genauerer Betrachtung entdeckt man dann Redundanzen und veraltete Versionen von Vorlagen, versteckte Aufwände bei Erstellung und Bereitstellung oder auch Insellösungen bei Unternehmenstöchtern.
Ein Freigabeprozess für kritische Vorlagen oder Vorlagenkomponenten wie beispielsweise ein Logo kann sinnvoll sein. Die richtige Tool-Unterstützung kann hier helfen, vor allem wenn man bedenkt, dass am Vorlagenmanagement immer mehrere Unternehmensbereiche beteiligt sind. Ob auch eine Rechtesteuerung bei der Vorlagenverwaltung sinnvoll ist, muss jedes Unternehmen individuell für sich entscheiden. Eine prozessbezogene Freigabe- und Rechteverwaltung ist aber die absolute Ausnahme bei den Management-Tools und Eigenentwicklungen. Häufig hilft man sich hier über Schreibrechte auf Verzeichnisse, in denen die Vorlagen abgelegt werden.
Je größer die Anzahl der beteiligten Mitarbeiter im Vorlagenmanagement und je größer die Anzahl der Vorlagen ist, desto wichtiger wird in der Regel eine geeignete Prozesssteuerung sein. Insgesamt ist festzustellen, dass ein fehlender durchgängiger Prozess richtig teuer sein kann, auch wenn dies oft nicht so deutlich auffällt: Datenänderungen in hunderten bis tausenden von Vorlagen einzupflegen bedeutet erheblichen Administrationsaufwand.
In Zeiten, in denen Unternehmen schnell agieren müssen, wird zudem die Reaktionsschnelligkeit im Vorlagenmanagement wichtiger. Die Firmensignatur mit dem Namen der Geschäftsführung zu ändern oder eine Logovariante zu aktualisieren, muss schnell erfolgen können. Um dies zu ermöglichen und gleichzeitig die Aufwände für das Change-Management zu reduzieren, muss man technisch und organisatorisch gerüstet sein.
Ein neuer technischer Ansatz dafür ist der modulare Aufbau von Vorlagen. Die Verwendung von Textbausteinen in Vorlagen mithilfe der XML-Technik der neuen Office-Formate (wie bei Microsoft Office 2007) ermöglicht dies. Damit lassen sich Vorlagen beim Abruf dynamisch zusammenstellen. So ist es zum Beispiel möglich, ein Logo oder eine Unternehmenssignatur nur einmal zu definieren und mehrfach zu verwenden - einschließlich der gleichzeitigen Änderung vieler Vorlagen über nur einen Baustein.
Bei den Endanwendern sind vor allem folgende Faktoren zu betrachten: der Anwendungsgrad von Vorlagen, die Automation bei der Verwendung von Vorlagen, der Zeitaufwand für das Finden und Verwenden von Vorlagen sowie deren unternehmensweite Verfügbarkeit. Wie bringt man den Anwender dazu, vorhandene Vorlagen tatsächlich zu verwenden? Der Schlüssel ist vor allem ein optimiertes System zum Anbieten der Vorlagen in der jeweiligen Office-Applikation wie Microsoft Word. Entscheidend sind ein intuitives Frontend, Offline-Verfügbarkeit für mobile Anwender, eine funktionelle Suchoption, eine gute Organisation und Benennung der Vorlagen, ein performanter Zugriff unabhängig vom Standort sowie personalisierte Mehrwertfunktionen wie eine Favoritenfunktion, einstellbare Filter, ein automatisiertes Befüllen von Adressfeldern oder inviduelle Profildefinitionen. In einem modernen Vorlagenmanagement-Tool muss ein effizienter Synchronisationsmechanismus integriert sein, der den jeweils aktuellen Stand der Vorlagen auf mobile Clients synchronisiert. Als Technik zur Verteilung und Ablage kann anstelle eines Dateisystems auch eine SQL-Datenbank auch mit Synchronisation über mehrere Standorte zum Einsatz kommen. Dies ist besonders dann vorteilhaft, wenn man ein modernes XML-basiertes Office-Dokumentenformat und modulare Vorlagen einsetzt.
Für das Unternehmen sind des Weiteren die CI-Einhaltung, Rechtssicherheit und Folgekosten wichtig. Was kostet Rechtssicherheit, was die CI-Konformität? Hier verlässt man sicher die Nachvollziehbarkeit einer Kostenrechnung. Dennoch: Der Aufbau einer CI, einer Wiedererkennung im Markt, ist teuer. Jede Maßnahme, die diese Investition in den Unternehmensauftritt beeinträchtigt, kostet das Unternehmen Geld. Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften, zum Beispiel bei fehlerhaften Angaben auf relevanter Korrespondenz, können Mehraufwände oder Ordnungsgelder zur Folge haben.
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