Es ist immer mit Aufwand verbunden, an Meetings teilzunehmen oder solche sogar selbst zu organisieren. Meist sind damit für alle Teilnehmer auch Reisen zum Ort des Treffens verbunden – was mit Zeitverlust und Kosten verbunden ist. Moderne Collaboration-Tools bieten dazu jedoch eine virtuelle Alternative, die viele dieser Aufwände verringert. LANline hat sich mit „Citrix Gotomeeting“ eine derartige Lösung ins Testlabor geholt.Grundsätzlich steht in fast jedem Büro und an vielen Arbeitsplätzen die benötigte Hard- und Software bereit, um ein Online-Meeting abzuhalten: Die meisten PCs und so gut wie alle Notebooks, Tablet-PCs und anderen tragbaren Systeme besitzen eine Frontkamera sowie Mikrofon und Lautsprecher. Software, mit der die Nutzer eine Videokonferenz abhalten können, steht ebenfalls fast überall bereit – zum Teil sogar als Free- oder Shareware.
Warum reisen dann immer noch so viele Menschen quer durch die Lande oder hetzten über die Korridore, um sich in Konferenzräumen zusammenzusetzen, wenn sie doch direkt von ihrem Schreibtisch aus ein Meeting von Angesicht zu Angesicht durchführen könnten?
Abgesehen von den unbestreitbaren sozialen Vorteilen der persönlichen Präsenz vor Ort, sind es allzu oft die technischen Probleme und Einschränkungen, die viele Menschen davor zurückschrecken lassen, eine Videokonferenz abzuhalten. Die von uns getestete Lösung Citrix Gotomeeting von Citrix SaaS (ein Geschäftsbereich des bekannten Softwareherstellers) nimmt für sich in Anspruch, solche Probleme nicht zu bereiten.
Videokonferenz- und Web-Collaboration-Programme sind heute in unterschiedlichsten Ausprägungen im Angebot. Zu den bekanntesten Lösungen in diesem Umfeld gehören unter anderem Skype (im Besitz von Microsoft) und die als „Hangouts“ bezeichnete Chat-Lösung von Google. Während es die Google-Software erlaubt, eine Videokonferenz auch mit mehreren Teilnehmern kostenlos einzurichten und durchzuführen, ist dies bei Skype nur zwischen zwei Personen möglich – größere Videokonferenzen lassen sich nur mit einer kommerziellen Lizenz betreiben. Wir haben uns für diesen Test mit Citrix Gotomeeting eine Lösung ausgesucht, die auf den professionellen Einsatz abzielt: So lässt sich diese zwar 30 Tage kostenlos testen, steht aber sonst nur gegen Bezahlung bereit.
Bei einer Videokonferenz mit Gotomeeting läuft die Kommunikation über einen Cloud-Server von Citrix SaaS. Daher benötigen die Nutzer einen entsprechenden Zugang, den uns für die Testphase der Anbieter zur Verfügung stellte. Genau wie andere Kunden erhielten wir dazu eine Mail mit einem Link zu einer Web-Seite, auf der wir zunächst ein Passwort für unser Gotomeeting-Konto festlegen mussten – die eigene E-Mail-Adresse diente dabei als Benutzername. Die Übertragung von und zu dieser Web-Seite war dabei per HTTPs gesichert. Der Nutzer kann sowohl die E-Mail-Adresse als auch das Passwort später ändern. Obwohl der Anbieter dieses plakativ als „sicheres Kennwort“ tituliert, braucht es nur aus mindestens acht Zeichen (maximal 32) zu bestehen – ein Passwort mit der zulässigen Minimallänge kann allerdings kaum das Attribut „sicher“ für sich beanspruchen.
 
Installation und erste Web-Konferenz
Anschließend muss sich der Anwender noch eine kleine Software herunterladen, die das eigentlich Gotomeeting-Programm auf den Windows-PC oder das Apple-OS-X-System installiert. Apps für Android sowie für Iphone/Ipad stehen ebenfalls bereit. Für Administratoren, die planen, die Lösung beispielsweise in einem Unternehmensnetzwerk einzusetzen, steht das Programm auch als MSI-Datei für die Windows-Systeme oder DMG-Datei für die Mac-Rechner bereit und kann so mit den vorhanden Lösungen zur Softwareverteilung auf die Rechner gelangen.
Der Windows-Anwender findet nach der Installation in seiner Task-Leiste ein Gotomeeting-Icon. Durch einen Rechtsklick auf dieses Symbol öffnet sich ein Menü, über das er sofort ein Online-Meeting starten kann. Als weitere Option steht dem Anwender an dieser Stelle auch die Möglichkeit zur Verfügung, ein solches Meeting zeitlich zu planen. Dabei stellt die Software automatisch eine E-Mail-Nachricht zusammen, in der die wichtigsten Daten zum geplanten Online-Treffen aufgelistet sind. Die Nachricht öffnet sich dann automatisch in Microsoft Outlook, und der „Veranstalter“ der Konferenz kann diese jetzt beispielsweise um eigene Kommentare ergänzen, bevor er sie an die vorgesehenen Teilnehmer versendet.
 
Online-Meeting in der Praxis
Ein besonderes Feature von Gotomeeting stellt die Möglichkeit dar, mithilfe einer Technik, die der Anbieter als „Hdfaces“ bezeichnet, Videokonferenzen in HD-Qualität abzuhalten. Damit dies funktionieren kann, ist zunächst die entsprechende Hardware erforderlich: Es stellte sich während des Tests heraus, dass die meisten der in Notebooks und vor allem in Tablet-PCs und Smartphones eingebauten Frontkameras diesem Anspruch auf keinem Fall genügen. Für unsere Tests auf den Desktop-Systemen unter Windows 7 standen uns daher vom Anbieter gestellte Web-Cams des Herstellers Logitech, Modell C310, zur Verfügung. Diese Kamera bietet eine 720p-Auflösung für den Video-Stream und ist damit für Konferenzen in HD geeignet.
Der nächste entscheidende Faktor für das Gelingen einer solchen HD-Videkonferenz ist die Online-Verbindung: Dazu bietet die Gotomeeting-Software bei den „Einstellungen“ zwar einen Unterpunkt „Verbindung“ an, mit dessen Hilfe der Anwender aber nur grundsätzlich feststellen kann, ob die Verbindung zum Server des Anbieters funktioniert. So meldete sich die Software in unserer Testumgebung an diesem Punkt auch nur mit der lapidaren Feststellung, dass der Verbindungstest „erfolgreich“ verlaufen sei. Es wäre hilfreich, wenn der Nutzer genauere Informationen dazu erhalten würde, ob beispielsweise die vorhandene Leitungsgeschwindigkeit für den Aufbau einer HD-Videokonferenz ausreichend ist.
In den Einstellungen des Programms kann der Anwender noch die Funktionen von Kamera, Mikrofon und Lautsprecher beziehungsweise seines Headsets überprüfen: Unter Windows 7 wie auch unter einem aktuellen Mac-OS-X-System ergaben sich dabei in unseren Tests keine Probleme, die benötigten Treiber waren entweder bereits vorhanden oder wurden automatisch heruntergeladen und installiert.
Danach steht der Videokonferenz nichts mehr im Weg. Was uns bei dieser Lösung sehr gut gefallen hat: Sie bietet den Anwendern standardmäßig die Möglichkeit, nicht nur via PC und Web-Cam, sondern auch über ein normales Telefon an einer Konferenz teilzunehmen. Der Initiator eines Meetings kann bereits bei der Planung festlegen, ob er diese zusätzliche Möglichkeit einer Telefonkonferenz ebenfalls anbieten will. In der Einladungsnachricht befindet sich dann eine Telefonnummer, über die sich die Teilnehmer einwählen können.
Ein Wechsel von der normalen integrierten Audiokonferenz über VoIP zur Telefonleitung ist dabei – wie wir im Test feststellen konnten – problemlos auch während einer laufenden Konferenz möglich. Dies ist besonders praktisch, wenn beispielsweise während einer Konferenz bei einem Teilnehmer Hardware- oder Verbindungsprobleme auftreten, da der Betroffene einfach die Verbindungsart wechseln kann und so nicht „aus dem Meeting fällt“.
Das Abhalten der Videokonferenzen verlief in unseren Tests gut: Hervorzuheben sind dabei die Möglichkeiten, die dem Moderator eines solchen virtuellen Treffens an die Hand gegeben sind. Er kann nicht nur seinen ganzen Bildschirm mit den anderen Benutzern teilen, sondern dieses Sharing auch auf einzelne Fenster seines Bildschirms beschränken. Ein Hinweis der Software informiert den Moderator immer dann, wenn er seinen Bildschirm oder einzelne Fenster mit den anderen Teilnehmern teilt. Auf diese Weise lassen sich gezielte Präsentationen und Nachbereitungen durchführen.
Ebenso gut hat uns die Möglichkeit des Moderatorwechsels gefallen: So war es während einer laufenden Konferenz problemlos möglich, diese Rolle an einen der anderen Teilnehmer zu übergeben, der sie dann auch wieder zurückdelegieren konnte. Auf diese Weise ist eine echte Zusammenarbeit über das Web realisierbar. Schließlich bietet die Software auch noch die Option, die Videokonferenz gleichzeitig aufzuzeichnen, was etwa im Bereich Schulung und Betreuung sehr nützlich sein kann. In diesem Fall macht das Programm die anderen Teilnehmer darauf aufmerksam, dass die Sitzung mitgeschnitten wird.
 
Fazit
Wir haben Gotomeeting während der Testphase viel häufiger eingesetzt als ursprünglich geplant: Dies lag vor allem daran, wie einfach es war, mit der Software sowohl „ad hoc“ als auch geplant ein solches virtuelles Meeting abzuhalten. Für die Online-Zusammenarbeit erwiesen sich dabei vor allem die vielfältigen Möglichkeiten, die Inhalte des eigenen Bildschirms gezielt mit den anderen Konferenzteilnehmern zu teilen, als sehr wesentlich.
Auch die Option, einen Teilnehmer über das „normale“ Telefon in eine solche Konferenz einzubinden, erweist sich als großer Vorteil dieser professionell ausgerichteten Collaboration-Lösung. Wer häufiger Videokonferenzen abhält oder beispielsweise Präsentationen für Kunden und Mitarbeiter abhalten will, sollte unbedingt einen Blick auf Gotomeeting werfen.
Etwas schade finden wir, dass Citrix SaaS mit dieser Lösung offiziell keine Linux-Distribution unterstützt – soll also der Linux-Entwickler des Unternehmens an einer Konferenz teilnehmen, so bleibt ihm nur der Einsatz von Windows in der virtuellen Maschine. Gotomeeting steht sowohl in einem Jahresabonnement für 372 Euro oder auf monatlicher Basis für 39 Euro zur Verfügung. Mit diesem Preismodell, das für einen Firmensitz gilt, können Anwender Web-Konferenzen mit bis zu 25 Teilnehmern durchführen.

Der Autor auf LANline.de: BÄR
Der Autor auf LANline.de: Frank-Michael Schlede

Info: Citrix SaaS, Tel.: 0800/1820591, Web: www.gotomeeting.de

Sofort eine Konferenz starten oder erst einmal planen: Die Gotomeeting-Software stellt beide Optionen direkt auf dem Desktop des Anwenders bereit.

Direkte Integration: Standardmäßig integriert sich Gotomeeting in Outlook, lässt sich aber auch Word, Excel und Powerpoint hinzufügen – das Add-in ist leider in englischer Sprache.

Die automatisch erstellte Einladung in Outlook: Wer mit Gotomeeting eine Konferenz plant, kann diese Mitteilung an die Teilnehmer verschicken, die so alle benötigten Daten erhalten.

Volle Kontrolle über Inhalte und Übertragung: Die Nutzer können den anderen Konferenzteilnehmern sowohl den kompletten Bildschirminhalt als auch nur einzelne Fenster online präsentieren.