Neue Techniken erlauben es Menschen immer besser, von verschiedenen Orten und über Unternehmensgrenzen hinweg zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Dies verändert nicht nur die Arbeitsweise, sondern führt auch dazu, dass Mitarbeiter ihre Schwerpunkte anders setzen und etwa flexible Arbeitszeiten oder Home Office einfordern. Wollen Unternehmen die besten Köpfe für sich gewinnen, müssen sie auf diese Entwicklung reagieren. Doch bei der Umsetzung können sie auch viel falsch machen.

Spätestens seit mit den Digital Natives eine neue Generation verstärkt in das Arbeitsleben einsteigt, müssen Unternehmen die Art und Weise der Arbeit neu überdenken — zumindest, wenn sie den Wettlauf um die klügsten Köpfe gewinnen und ihre Mitarbeiter langfristig an sich binden wollen. Denn nur wer auf die Bedürfnisse seiner (neuen) Mitarbeiter eingeht, bleibt auch langfristig als Arbeitgeber attraktiv.

Denn diese Generation ist mit Smartphone, Tablet, Messengern und verschiedenen anderen Cloud-Diensten aufgewachsen und fordert diese Techniken auch am Arbeitsplatz ein. Flexible Arbeitszeiten und die Work-Life-Balance sind für die Berufseinsteiger ebenso wichtig bei der Wahl ihrer künftigen Arbeitsstelle. Für Unternehmen heißt das, dass sie Altbewährtes ändern müssen, um attraktiv zu bleiben oder es wieder zu werden. Mit Begriffen wie New Work, Arbeitsplatz der Zukunft, Arbeiten 4.0 oder Digital Workplace versuchen Unternehmen derzeit solche neuen Konzepte umzusetzen.

Cloud als Enabler

Dreh- und Angelpunkt bei der Umsetzung von neuen Arbeitsplatzkonzepten und der Einführung von UCC-Lösungen (Unified Communications and Collaboration) ist die IT und insbesondere die Cloud, die diese Entwicklung erst ermöglicht. Doch gleichzeitig ist es häufig die unternehmensinterne IT-Abteilung, die den modernen Konzepten im Wege steht und Veränderungen oder den Verlust von Zuständigkeiten fürchtet. Schließlich gehört die Verfügbarkeit und Bereitstellung von Daten und Anwendungen zu jeder Zeit und über verschiedene stationäre sowie mobile Arbeitsgeräte hinweg auf technischer Seite mit zu den größten Herausforderungen bei der Umsetzung. Die wachsende Bedeutung von einer Kommunikation und Zusammenarbeit in virtuellen Teams, mit externen Teilnehmern, verstärkt diese Entwicklung und führt mitunter zu steigenden Anforderungen für die IT-Abteilung, etwa in puncto IT-Sicherheit.

Unternehmen, die künftig auf die Cloud setzen wollen, sollten zunächst eine klare Strategie ausarbeiten und dabei kurz-, mittel- und langfristige Ziele definieren, erläuterte Mathias Müller, Leiter BU Innovative Consulting bei der Digatus IT Group, im Gespräch mit LANline. Als ein langfristiges Ziel könne etwa das mobile Arbeiten der Mitarbeiter stehen, während ein kurzfristiges Ziel lediglich die Umsetzung von ersten Überlegungen in einem solchen Projekt ist, beispielsweise die Einführung eines Cloud-Speicher- beziehungsweise Filesharing-Dienstes.

Auf diese Weise lassen sich Daten an einem zentralen Ort bereitzustellen, etwa für verteilte Teams oder externe Partner, um so die Zusammenarbeit (gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Ablage von Informationen) zu vereinfachen. Ebenso ist eine umfassende Analyse der vorhandenen IT-Infrastruktur im Unternehmen unabdingbar, wenn beispielsweise um die Einführung von Cloud-Services geht. Schließlich, so Müller, stellen auch Cloud-Dienste Mindestanforderungen an die Hardware. Auch weitere Punkte, etwa die Bandbreite vor Ort oder Security-Fragen (Wer hat zu was einen Zugang?), gilt es im Vorfeld zu berücksichtigen.

Ist eine Bestandsaufnahme gemacht und eine Strategie definiert, muss im nächsten Schritt eruiert werden, welche Lösung am besten auf die gewünschten Funktionen passt und dabei auch möglichst die bereits bestehende Infrastruktur mit einbezieht. Schließlich findet die Einführung von neuen Arbeitsplatzkonzepten in der Regel nicht auf der grünen Wiese statt.

Siegfried Lautenbacher, Gründer und Geschäftsführer von Beck et al. Services, betonte etwa in seinem Vortrag auf dem Digital Workplace Forum der funkschau zudem den Punkt, dass bei der Einführung von Office-Suiten zu beachten gilt, ob die präferierte Lösung auch die internen Anforderungen erfüllt. Zwar habe es den Anschein, dass viele Unternehmen derzeit Office 365 einführen, jedoch erfülle der Microsofts Cloud-Dienst eventuell nicht unbedingt die geforderten Parameter. Stattdessen sei es sinnvoll, sich auch die alternativen Office-Suiten genauer anzuschauen. Dazu zählen unter anderem Googles G Suite, IBM Connections oder iWork. Zudem sei es nötig, bestehende Standards im Unternehmen zu hinterfragen und so mögliche Abhängigkeiten von einem Lösungshersteller oder Cloud-Anbieter zu vermeiden. So lasse sich sicherstellen, dass man entweder Lösungen eines Drittherstellers integrieren und die Daten nicht in einer Cloud bei einem bestimmten Anbieter.

Mensch steht im Zentrum

Unternehmen sollen sich nach Meinung von Lautenbacher auch darauf einstellen, dass die neue Flexibilität im Zweifel auch mehr kostet. Daher sei es legitim, diese zu hinterfragen, ob sie wirklich den Mehrwert für mein Geschäftsfeld bieten kann. Die Vorgehensweise müsse ebenso eine andere sein, „da sich die Vielfalt nicht mit E-Mail und Excel managen lässt.“ Stattdessen komme es auf ein richtiges Controlling, Management und Governance auf Basis einer (AI-basierten) Datenanalyse an. So lasse sich überprüfen, ob die vorher formulierten KPIs (Key Performance Indicator) bei der Einführung einer Cloud-Office-Umgebung auch erfüllt worden sind. Für die Zukunft wünscht sich Lautenbacher eine Office-Umgebung, die Bestandteil eines offenen, intelligenten und effizienten Ökosystems ist.

Ob eine Digitalisierungsstrategie überhaupt erfolgreich ist, hängt nicht unbedingt an der IT-Abteilung im Unternehmen, sondern an den Anwendern, also den Mitarbeitern, die mit den neuen Lösungen arbeiten sollen. Mark Heyen, CEO und Gründer von 3kubik, vertrat auf dem Digital Workplace Forum die These, dass Arbeit Kommunikation ist und der Mensch im Zentrum der digitalen Transformation steht und nur er überhaupt den Return of Invest, den die digitale Transformation verspricht, ermöglicht. Heyen berät mit seiner Firma Unternehmen, die den digitalen Wandel angehen wollen, und Aussagen wie „das haben wir immer schon so gemacht“ ad acta legen wollen.

Neue Cloud-Dienste und UCC-Lösungen ermöglichen es, flexibel von verschiedenen Orten aus und über Unternehmensgrenzen hinweg zusammenzuarbeiten.

Dabei ist es laut Heyen nicht förderlich, wenn die IT-Abteilung den Mitarbeitern Tools vor die Nase setzt, mit denen sie die digitale Transformation bewerkstelligen sollen. Dies kann schnell zu einer Überforderung, einer teilweisen Nutzung und dem Beibehalten von Altbekanntem führen. Stattdessen sei es sinnvoller, jede Abteilung einzeln nach ihren Bedürfnissen zu fragen, wie Prozesse optimiert und welche Tools sie sinnvoll bei ihrer Arbeit und Zusammenarbeit unterstützen können. „Wer die Mitarbeiter mit in die Entscheidungen einbezieht, hat eine größere Chance darauf, eine wirkliche Verbesserung zu erreichen“, sagte Heyen.

Dabei soll man auch Rückschläge mit einkalkulieren, und Überlegungen, die in der Praxis dann doch nicht wie gewünscht funktionieren, auch wieder ändern. Auch sei es wichtig, sich stetig weiterzuentwickeln und zu beobachten, wie die Angestellten die neuen Tools nutzen, um gegebenenfalls nachjustieren zu können. Pilotprojekte können hierbei eine wertvolle Orientierung bieten und auch aufzeigen, welche Funktionen einer Lösung erforderlich sind oder aber gar nicht benötigt werden.

Weiterentwicklung auf Basis von Feedback

Auch Müller von Digatus rät dazu, nach einer erfolgreichen Implementierung weiter offen für Veränderungen zu sein. Dies sei schon allein dem Umstand geschuldet, dass die Hersteller ihre (Cloud-)Services stetig weiterentwickeln und in regelmäßigen Abständen neue Updates mit neuen Funktionen ausrollen. Wer dies nicht mit einkalkuliert, verwendet gegebenenfalls unmittelbar nach der Einführung bereits wieder ein veraltetes Produkt. „Der schlimmste Fall ist es, wenn man eine Cloud-Infrastruktur nach der Implementierung erst wieder auf den Stand der Technik bringen muss“, erklärte Müller. Wenn Unternehmen diese Entwicklung berücksichtigen und auch das Feedback ihrer Mitarbeiter in die Weiterentwicklung einfließen lassen, dann ist es möglich, dass die Einführung von digitalen Arbeitsplatzkonzepten im Unternehmen ein Erfolg wird.