Intelligentes Asset-Management
Daten zum IT-Bestand sinnvoll auswerten
Angesichts des Drucks auf Unternehmen, ihre IT-Ausgaben zu senken und gleichzeitig die Einsatzbereitschaft und Leistung der IT zu verbessern, ist eine umfassende Inventarisierung aller IT-Vermögenswerte (Assets) unerlässlich. Das reine Erfassen der Anzahl aller IT-Komponenten reicht jedoch nicht aus. Es gilt, die Daten unmittelbar allen betroffenen Bereichen wie IT-Service und Support, Finanzabteilung und Management zur Verfügung zu stellen und zueinander in Relation zu bringen.
Bedingt durch die Vielzahl unterschiedlicher Gerätetypen, Softwarearten und -versionen sowie zugehöriger Lizenzverträge fehlt vielen Unternehmen schlicht der Überblick über die vorhandenen IT-Assets. Dieser Mangel kann im schlimmsten Fall juristische Konsequenzen haben. Überprüft zum Beispiel ein Hersteller in einem Unternehmen die Softwarelizenzen, dann sollte das überprüfte Unternehmen Nachweise über deren korrekte Nutzung erbringen können. Sonst drohen harte Strafen. Allein schon vor diesem Hintergrund wird dem IT-Asset-Management in Unternehmen in den nächsten Jahren eine wachsende Bedeutung zukommen: Eine Gartner-Studie sagt dem Asset-Management bis zum Jahr 2009 ein durchschnittliches jährliches Wachstum von 21,5 Prozent voraus.
Noch zu wenig Verbreitung
Die Verbreitung von IT-Asset-Management richtet sich vor allem nach dem Typ der jeweiligen Vermögenswerte und der Größe des Unternehmens: Während große Konzerne bereits weitgehend den gesamten IT-Lebenszyklus aller kostenintensiven Assets überwachen, stehen kleine Unternehmen und der Mittelstand noch am Anfang.
In der Regel beginnen Unternehmen mit der Erfassung ihrer Bestände bei PCs und Laptops. Zirka 70 Prozent der großen Unternehmen haben diese bereits inventarisiert. Bei der Erfassung zusätzlicher Komponenten - dazu zählen zum Beispiel Server, Telekommunikationsanlagen, mobile Endgeräte wie PDAs, Mobiltelefone und sonstiges Equipment - liegt die Inventarisierung erst bei drei bis acht Prozent. Hier ist also noch ein hohes Optimierungs- und Einsparpotenzial vorhanden. Auch die Integration von Beschaffungssystemen ist erst bei zirka 17 Prozent der Konzerne vollzogen.
Mehrere Vorteile
Ein systematisches IT-Asset-Management bietet über den gesamten Gerätelebenszyklus hinweg einen detaillierten Überblick über Einsparungs- und Optimierungsmöglichkeiten. Der wesentliche Punkt lässt sich unter dem Begriff "verbesserte Investitionsrentabilität" (Return on Investment, ROI) zusammenfassen: Überwacht ein Unternehmen alle Assets sowie deren Nutzung, dann lassen sich die Betriebskosten messen und in der Regel auch senken. Aktuelle Umfrageergebnisse belegen, dass sich IT-Asset-Management zu einem Kernelement erfolgreicher Geschäftsführung entwickelt.
Um die Arbeit der Mitarbeiter sowie die Prozesse effizienter zu gestalten, muss eine Asset-Managementlösung insbesondere mit der Helpdesk-/Service-Desk-Lösung sowie dem Change-, Configuration- und Release-Management vernetzt sein. Diese Integration bietet Unternehmen erhebliche Vorteile bei allen IT-Prozessen. So kann die IT-Abteilung zum Beispiel im Change-Management unautorisierte Changes aufspüren und nachvollziehen. Sie kann Software-Upgrades und -Rollouts effizienter planen, um die Geschäftsabläufe so wenig wie möglich zu beeinträchtigen.
Asset Intelligence Tools
Im Rahmen des Asset-Managements sind so genannte "Asset-Intelligence-"Lösungen von Vorteil: Sie gewährleisten einen umfassenden Soll-/Ist-Vergleich und zeigen Abweichungen im Asset-Bestand unmittelbar auf. So kann ein Unternehmen Changes nachvollziehen und nicht autorisierte Änderungen aufdecken. Des Weiteren landen alle Änderungen automatisch in der Konfigurationsdatenbank (Configuration Management Database, CMDB). Die Integration von Asset Intelligence in eine IT-Service-Management-(ITSM-)Lösung bietet den Vorteil, dass stets akkurate, aktuelle Asset-Daten zentral zur Verfügung stehen. Auch ein kompletter Audit Trail (Revisionsdatenbestand) liegt damit vor.
Eine intelligente Asset-Managementlösung transferiert die von einem Suchwerkzeug (Discovery Tool) ausgelesenen Asset-Informationen unter Berücksichtigung bereits gesetzter Filter in eine Datenbank. Diesen Ist-Bestand vergleicht sie anschließend automatisch mit dem Soll-Bestand in der CMDB. Hierbei berücksichtigt sie vorhandene Zuordnungen von Komponenten, Configuration Items (CIs) und Attributen.
Im täglichen Geschäft bietet eine solche Lösung den IT-Mitarbeitern wertvolle Informationen zum Beispiel zum Standort von Assets, zur Zuordnung zu Anwendern, zur Nutzung und möglichen Konsolidierung sowie zur Beziehung der einzelnen Assets zueinander. Mit intelligenten Asset-Management-Tools lassen sich Informationen zum IT-Bestand so aufbereiten, dass IT-Leitung und Geschäftsführung auf dieser Basis fundierte Entscheidungen treffen können. Informationen über das IT-Inventar sind täglich nötig, zum Beispiel bei der Entscheidung über Neuanschaffungen, der Neuverhandlung von Verträgen oder auch bei Überlegungen zur besseren Ausnutzung bestehender Hard- und Software. Die Risikominimierung und die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien wie zum Beispiel des Sarbanes-Oxley Acts sind weitere Gründe für die Tool-gestützte Verwaltung von IT-Assets.
Ein praktisches Beispiel für mögliche Effizienzsteigerungen ist der Rollout einer neuen Software: Hier ist sofort ersichtlich, welche Geräte, Abteilungen und Standorte betroffen sind. Auswirkungen auf die betroffenen Bereiche lassen sich bereits im Vorfeld abschätzen und minimieren.
Bedeutung für ITIL
Unternehmen, die ihre IT-Prozesse an der Best-Practice-Sammlung ITIL (IT Infrastructure Library) ausrichten, profitieren in mehrfacher Hinsicht: Die IT-Organisation lässt sich übersichtlicher und effizienter auf die Unternehmensziele abstimmen. Das Management kann die IT-Organisation besser steuern und bewerten, und Änderungen sind leichter kontrollierbar. Denn ITIL liefert einen klaren Referenzrahmen für die interne Kommunikation und die Standardisierung von Abläufen.
Für ITIL spielt intelligentes Asset-Management eine wesentliche Rolle: Asset-Management ist sozusagen der Mechanismus, der die CMDB mit Daten füllt und aktuell hält. Die CMDB ist laut ITIL die Grundlage für ein funktionierendes IT-Service-Management. Sie besitzt zentrale Bedeutung in allen ITIL-Prozessen, so im Incident-, Problem- und Change- sowie im Release-Management. All diese Prozesse beschäftigen sich mit Störungen und Problemen von IT-Assets - bei ITIL "Configuration Items" oder "CIs" genannt - oder deren Änderungen.
Über die CMDB sind alle CIs einer Organisation, deren Beziehungen zueinander sowie die damit verbundenen Services abrufbar. Bei der Planung einer Veränderung von Serviceleistungen, Hard- oder Software muss die IT-Organisation genau wissen, welche CIs betroffen sind. Nur dann kann die Umstellung mit minimaler Unterbrechung des Betriebs erfolgen. Zudem muss die IT wissen, welche Services von welchen CIs abhängen, um Änderungen wie Software-Patches, Hardwarenachrüstungen, neue Softwarefreigaben etc. mit der geringst möglichen Auswirkung auf den Geschäftsablauf zu planen.
Empfehlungen für die Tool-Auswahl
Die Verifizierung von Standort und Konfiguration, die Beziehung einzelner CIs zueinander sowie die damit verbundenen Services sind Informationen, die eine moderne Asset-Managementlösung liefern muss. Nur so können Unternehmen Potenziale und Kostentreiber identifizieren. Vor dem Kauf einer solchen Lösung sollten Unternehmen ihre Anforderungen genau ermitteln. Flexibilität, Skalierbarkeit und Integ-rationsfähigkeit sind neben dem Funktionsumfang die wichtigsten Kriterien für die Softwareauswahl.
Man unterscheidet agentenbasierte und agentenlose Techniken. Bei den agentenbasierten Lösungen installiert die IT-Abteilung auf jedem verwalteten Asset einen Software-Client, der Informationen an einen zentralen Server kommuniziert. Lösungen, die ohne Agenten arbeiten, nutzen verschiedene Erkennungsmethoden einschließlich Netzwerktests wie Ping oder SNMP-Traps (Simple Network Management Protocol), um Assets zu erfassen und zuzuordnen.
Beide Techniken haben ihre Vor- und Nachteile. Agentenlos arbeitende Lösungen sind schneller und einfacher zu implementieren. Zudem erfassen sie auch Informationen von Geräten, die keine Agenten unterstützen, und Anwender können die Software nicht durch Deinstallation des Agenten außer Kraft setzen. Dies stellt sicher, dass jede Soft- oder Hardwarekomponente erfasst und inventarisiert wird.
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