Cloud Printing
Die Wolke macht Druck
Wenn es um die Migration von Anwendungen in die Cloud geht, kommt einem sicherlich das Drucken - wie bei fast jedem IT-Projekt - als Letztes in den Sinn. Warum sollte man einen Prozess in die Cloud verlagern, der zwangsweise vor Ort stattfinden muss? Doch die Frage sollte vielmehr lauten: Warum steht das Drucken - das nachweislich zu den aufwendigsten, kostenintensivsten und fehleranfälligsten IT-Prozessen gehört - nicht schon längst ganz oben auf der Liste der geplanten Cloudmigrationen?
Auch wenn der Drucker letztlich vor Ort verbleibt, so kann die Auslagerung aller anderen am Drucken beteiligten Prozesse erhebliche Effizienzpotenziale bieten. Verfolgt ein Unternehmen grundsätzlich eine Cloudstrategie, ist dringend zu empfehlen, auch das Drucken in diese Überlegungen einzubeziehen. Um zu verstehen, wo die Potenziale und Ansatzpunkte für Cloud Printing liegen, lohnt es sich, einmal kurz anzuschauen, was beim Drucken passiert. Will ein Anwender eine Information zu Papier bringen, so wählt er innerhalb einer Anwendung über den Menüpunkt Drucken einen Zieldrucker aus, der über einen Druckertreiber angesteuert wird. Der Druckauftrag wird dann auf Basis des Dokuments per Druckertreiber generiert und in einer Druckerwarteschlange gepuffert. Dies erfolgt meist auf einem Druck-Server, um den Rechner schnell von der Last des Druckens zu befreien. Druck-Server sind häufig redundant ausgelegt und kommunizieren mit dem Netzwerkdrucker, der dann den Druckauftrag ausgibt. Dies zeigt schon, wie viele Komponenten an dem Prozess beteiligt sind. Allein schon, um den Betrieb und die Wartung von Druck-Servern zu sparen, würde sich Cloud Printing lohnen. Doch das zuvor beschriebene Szenario kommt so "einfach" in der realen Welt kaum noch vor.
Anwendungen laufen immer seltener lokal, sondern immer häufiger im Rechenzentrum oder in der Cloud. Web-Applikationen, die gar nicht über ein Drucksystem verfügen, finden immer häufiger Verwendung. Als Endgeräte kommen schon längst nicht mehr nur PCs oder Macs in Frage, sondern vermehrt Smartphones, Tablets, Chromebooks oder Linux-basierte Thin Clients. Drucken wandelt sich damit zunehmend in einen verteilten Prozess mit all seinen Herausforderungen. Insbesondere das sichere Zuordnen von Druckern zu Anwendern in einem sehr dynamischen Arbeitsumfeld kann die IT-Administration vor erhebliche Herausforderungen stellen. Auch wenn in einigen Arbeitsbereichen weniger Druckjobs anfallen, sinken die Anforderungen an die IT aufgrund der zunehmenden Komplexität des Druckprozesses nicht.
So einfach sollte Drucken sein
Cloud Printing bietet das Potenzial, sich von dieser Komplexität zu lösen. Unabhängig von Endgerät, Anwendung, Netzwerk, Verteilung und Drucker sollte ein Anwender zu jeder Zeit und an jedem Ort in der Lage sein, eine Information auf Papier zu bringen. Um dies nicht nur für den Anwender einfacher zu gestalten, sondern auch den IT-Administrator zu entlasten, sollte das Drucken einen Print-Server ebensowenig erfordern wie die Installation von Druckertreibern, IT-Know-how oder Hardware jenseits des Druckers selbst. Cloud Printing sollte von Haus aus ("by design") skalierbar und ausfallsicher aufgebaut sein, sodass sich die IT-Administration darüber keine Gedanken mehr machen muss. In Bezug auf Sicherheit und Datenschutz sollte eine solche Lösung höchsten Anforderungen genügen, ist doch Drucken eines der bekannten Einfallstore für Hacker.
Um die Vielzahl der Endgeräte abzudecken, muss eine Cloud-Printing-Lösung über Apps für Android und iOS verfügen, universelle Druckertreiber für Mac und PC sowie eine API bieten und mit der Web-Anwendungen oder auch Apps direkt Dokumente zum Drucken übergeben können. Für Gelegenheitsanwender empfiehlt sich des Weiteren ein Web-Client, an den man einfach per Drag and Drop Dokumente für die Druckausgabe übergeben kann. Diese Dokumente liegen dann entweder in einem passenden universellen Format wie EMF oder PDF vor, oder ein Cloud-Service muss sie in diese Formate umwandeln.
Auch eine Cloud-Printing-Lösung kommt nicht an Druckertreibern vorbei. Hier gibt es grundsätzlich zwei mögliche Ansätze: Erstens könnte man auf vor Ort vorhandene Druckertreiber vertrauen und das Dokument lokal in das Zielformat des Druckers rendern. In der Regel ist dann aber vor Ort eine passende Infrastruktur notwendig, also ein Druck-Server oder der Mac oder PC des Anwenders, der das Rendern übernimmt. Auf diesem muss die IT-Abteilung vorab den entsprechenden Treiber installieren, was in der Regel durch Agenten automatisiert erfolgt. Eine komplett administrationsfreie Umgebung ist so aber nicht zu erzielen.
Es bleibt also das Rendern von Druckaufträgen in der Cloud durch in der Cloud vorgehaltene Druckertreiber auf entsprechenden Cloud-Druckdiensten. Was eigentlich ganz selbstverständlich klingt, ist nicht so einfach umzusetzen. Denn dazu gehört insbesondere im dynamischen Umfeld eine ganze Menge Erfahrung: Welches Druckermodell benötigt welchen Treiber? Kommt der ausgewählte Treiber damit klar, dass er zum Drucker keine bidirektionale Kommunikation aufbauen kann? Mit welchen anderen Druckertreibern sind Konflikte bekannt? Welches Betriebssystem ist für den Treiber notwendig (denn man will schließlich auch möglichst viele ältere Drucker unterstützt wissen)?
Liegen diese Erfahrungswerte vor, kann das Rendern vollständig in der Cloud erfolgen, der Drucker erhält direkt den fertigen Druckauftrag. Idealerweise verfügt der Drucker dann bereits über den entsprechenden Agenten, um Druckaufträge aus der Cloud zu empfangen. Dieser Agent lässt sich auch durch Smartcard Reader etc. ergänzen, um ein Secure Printing aus der Cloud mit Authentifizierung des Benutzers zu unterstützen. Alternativ kann dieser Agent sich auf einer Hardwarebox befinden oder Teil einer Smartphone-App sein. Bei autonomen Arbeitsplätzen, zum Beispiel im Home Office, ist vorab die Installation des Agenten auf dem PC oder Mac erforderlich.
Auswahl des Druckers
So in der Cloud umgesetzt, kann der Endanwender nun quasi von jedem Endgerät auf jedem Drucker schnell und einfach drucken. Durch diese Unabhängigkeit stellt sich sofort die Frage, auf welchem Drucker der Anwender drucken möchte. Im Extremfall könnte er schließlich aus New York einen Druckauftrag in Sydney ausgeben. Deshalb muss eine Cloud-Printing-Lösung über eine adäquate Möglichkeit der intelligenten Druckzuordnung verfügen. In den meisten Fällen wird dies der Aufenthaltsort des Anwenders sein, die IT-Organisation kann dies aber auch an eine Vielzahl weiterer Variablen knüpfen. Die konkrete Auswahl des Druckers lässt sich über ein Verzeichnis oder eine Kartendarstellung umsetzen. Letztendlich lässt sich über eine Cloud-Printing-Lösung ein vollständiges Reporting zu Druckaufkommen und -verhalten umsetzen, da alle Druckprozesse über die Cloud laufen. Auf dieser Basis kann das IT-Team nicht nur Druckaufwände den einzelnen Abteilungen oder Kostenstellen zuordnen, sondern auch eine Bezahlfunktion für Externe einrichten.
Wenn das Drucken derart einfach ist, die Anforderungen an die Infrastruktur vor Ort auf den Drucker reduziert sind und man das Ganze aus der Cloud steuern und überwachen kann, stellt sich grundsätzlich die Frage, ob nicht auch Dienstleister ihre Drucker öffentlich zur Verfügung stellen könnten. Denkbar wäre zum Beispiel auch, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern und deren Familienmitgliedern die Möglichkeit einräumen, auf Unternehmensdruckern zu drucken. Hier ergibt sich eine Vielzahl denkbarer neuer Szenarien.
Aber von diesen Visionen abgesehen: Unternehmen können durch die Verlagerung des Druckens in die Cloud nur profitieren. Sie können den Betrieb und die Wartung von Druck-Servern vollständig einsparen und den Anwendern über alle Endgeräte-Plattformen und Anwendungsformen hinweg ein sehr einfaches, einheitliches, sicheres Drucksystem bieten - in der Zentrale, einer Niederlassung oder im Home Office. Schon aus diesem Grund sollte das Drucken in keiner Cloudstrategie fehlen.
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