Wie man Hybrid Work umsetzt
Krisensicher arbeiten
Für den optimalen Betrieb sind flexible digitale Arbeitsplätze Grundvoraussetzung. Dies hat sich gerade in der Corona-Pandemie gezeigt. Zahlreiche Firmen konnten nur dank kurzfristig organisierter Home-Offices überleben. Jetzt müssen sie sich auf die Zeit nach der Krise vorbereiten und hybrides Arbeiten richtig organisieren.
Bereits vor der Corona-Pandemie hatten viele Unternehmen erkannt, dass der Arbeitsplatz der Zukunft auch ortsunabhängig funktionieren muss. Spätestens mit der staatlich verordneten Home-Office-Pflicht letztes Jahr ist das nun allen Firmen klar geworden. Die Pandemie hat Tausenden von Unternehmen keine Alternative gelassen und sie innerhalb kürzester Zeit in ein Remote-Work-Modell gezwungen. Vielerorts waren weder die Organisationsstruktur noch die Unternehmenskultur, noch die technische Infrastruktur und schon gar nicht die Belegschaft darauf vorbereitet. Statt stationärer Arbeitsplätze galt es plötzlich, Home-Office-Equipment und die dafür ausgelegte IT-Infrastruktur mit hoch-skalierbaren Servern und ausreichenden VPN-Verbindungen bereitzustellen. Wie der Krisenverlauf zeigt, reicht es aber nicht, nur die Hardwarevoraussetzungen für einen ortsunabhängigen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen. Auch die nötigen Software-Tools für Management, Kommunikation und Collaboration müssen bereitstehen. Erfreulicherweise ist dafür ein breites Angebot an SaaS- und Cloud-Anwendungen verfügbar. Entsprechend schwer ist die Wahl der richtigen Lösung.
Nachdem klar ist, dass das Home-Office auch nach der Pandemie seinen festen Platz im Arbeitsplatz-Mix haben wird, ist es jetzt an der Zeit, Unternehmen zukunftsfest aufzustellen. Dafür müssen sie die Arbeitsorganisation anpassen, die Unternehmenskultur überdenken und die Beschäftigten schulen, damit sie von zu Hause effizient arbeiten können. Bei der systematischen Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz, der ein ortsunabhängiges und vernetztes Arbeiten bietet, gibt es also eine Reihe von Aufgaben zu bewältigen.
Erstens gilt es, technisches Verständnis zu entwickeln: Alle Beteiligten sollten die für die Digitalisierung des Arbeitsplatzes genutzte Technik verstehen. Das gilt insbesondere für die SaaS- und Cloud-Lösungen. Verantwortliche und Entscheider müssen sich mit den Unterschieden, Vor- und Nachteilen von Angeboten wie Infrastructure as a Service (IaaS), Software as a Service (SaaS) und Platform as a Service (PaaS) auseinandersetzen und die richtige Wahl für ihr Unternehmen treffen. Bei der Wahl einer Plattform für einen digitalen Arbeitsplatz sollten Unternehmen darauf achten, dass sie einen ganzheitlichen Ansatz bietet. Sie sollte die grundsätzlichen Tools enthalten, die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen. Darüber hinaus muss die Plattform aber auch flexibel sein, um Drittanbieter-Lösungen über APIs zu integrieren.
Zweitens sollte man dabei Komplexität vermeiden: Die Versuchung für Unternehmen ist groß, bei der Digitalisierung eine Vielzahl der reichhaltig angebotenen Softwarelösungen und -Tools zu nutzen. Allerdings führt dieser Schritt zu Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit über Team- oder Abteilungsgrenzen hinweg: Die Applikationen von mehreren Anbietern unterscheiden sich in Form, Aussehen und Handhabung und stehen damit einer einheitlichen Benutzererfahrung entgegen. Noch schwerer wiegt allerdings, dass sie sich kaum kontextbezogen integrieren lassen. Sie stehen außerdem der Konsolidierung einheitlicher Abläufe im Weg, ganz zu schweigen von den horrenden Lizenzkosten. Und sie erschweren auf der Management-Ebene die Datenanalyse für die Entscheidungsfindung oder verhindern diese, wenn die benötigten Informationen in unterschiedlichsten Apps abgelegt sind. Für eine erfolgreiche Digitalisierung, die Vorteile für Unternehmen und deren Beschäftigte bietet, ist es daher von entscheidender Bedeutung, die richtigen Tools auszuwählen, die harmonisch auf dasselbe Ziel und dieselbe Aufgabe hinarbeiten und einen besseren Wert bieten.
Drittens sollte man in Online-Ressourcen investieren: Zahlreiche Unternehmen haben in den vergangenen Monaten erlebt, dass Home-Office-Anwendungen wie zum Beispiel Videokonferenz-Apps abgestürzt sind. Das ist ein Beleg dafür, dass viele Unternehmen die Anforderungen an die fürs Home-Office notwendigen Leitungskapazitäten unterschätzt haben. Sowohl auf Server- als auch auf Client-Seite müssen ausreichende Bandbreiten vorhanden sein, um einen ausfallfreien Betrieb zu ermöglichen. Zusätzlich sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Mitarbeiter mit geeigneten Computern und Webcams ausgestattet sind. Alte Endgeräte mit beschränkter Performance behindern die effiziente und produktive Zusammenarbeit.
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