Cisco Webex zeigt, wie Unternehmen Online-Meetings erfolgreich gestalten können

Zwölf Tipps für erfolgreiche Web-Konferenzen

09. Juli 2010, 10:21 Uhr   |  

Web-Konferenzen gehören mittlerweile zum Alltag, denn virtuelle Meetings sind, so Cisco Webex, überaus flexibel und effizient. In der Praxis verlaufe jedoch nicht jede Web-Konferenz erfolgreich. Die nachstehenden Tipps des Dienstleisters sollen zeigen, wie Unternehmen Online-Meetings erfolgreich gestalten können:

1. Technik: Vor dem Start einer Web-Konferenz sollten sich alle Teilnehmer mit der Technik
vertraut machen. Das gesamte Equipment, die Software oder die Web-Cam müssen vorher ausprobiert
werden, etwa in einer Testkonferenz.

2. Weniger ist mehr: Die Zahl der Teilnehmer sollte auf sechs bis sieben, die Dauer einer
Web-Konferenz auf 90 Minuten begrenzt sein. Mehr ist manchmal nicht zu vermeiden, geht aber immer
zu Lasten der Produktivität.

3. Verfügbarkeit: Beim Ansetzen von Web-Konferenzen sollte der Einladende auf Zeitzonen und
lokale Feiertage achten.

4. Ruhige Umgebung: Web-Konferenzen sollten in einer ruhigen Umgebung stattfinden –
Hintergrundgeräusche sind störend und irritierend; sie fallen vor Ort viel weniger auf als bei den
via Web verbundenen Partnern.

5. Materialien: Alle für eine Web-Konferenz benötigen Materialien – beispielsweise Bilder,
Videos oder Texte – sollten vorher zusammengestellt werden.

6. Programm: Der Moderator sollte eine klare Agenda verwenden und während der Session immer
wieder darauf Bezug nehmen.

7. Konzentration: Wenn man in einer Web-Konferenz ohne Web-Cam die Partner nicht sehen kann,
sollte man sich während der Session trotzdem nicht mit anderen Dingen beschäftigen, beispielsweise
E-Mails bearbeiten. Auch halblaute Gespräche nebenbei stören.

8. Mit Namen melden: Wer sich in einem Online-Meeting ohne Web-Cam zu Wort meldet, sollte seinen
Namen nennen. Andere Teilnehmer können Beiträge meist nicht aufgrund der Stimme zuordnen.

9. Teilnahme: Der Moderator sollte während einer Session in regelmäßigen Abständen bei allen
Teilnehmern nach Beiträgen oder Meinungen fragen. Auf diese Weise kann er verhindern, dass einzelne
Teilnehmer „abdriften“.

10. Kommunizieren statt monologisieren: Endlose Monologe führen unweigerlich dazu, dass die
übrigen Teilnehmer sich gedanklich ausklinken. Hier muss der Moderator rechtzeitig eingreifen und
gegensteuern.

11. Präsentationen: Die Grundregeln für Präsentationen müssen in Web-Konferenzen besonders
streng eingehalten werden:

– möglichst wenig Text auf einer Folie – maximal sechs Bullet-Points,

– große, klare Schrifttypen,

– klare und deutlich visualisierte Strukturierung der Gliederungsebenen,

– nummerierte Folien,

– kein unruhiger Hintergrund und keine aufwändigen Randgrafiken,

– keine komplexen Animationen

– und ganz wichtig: Der Präsentierende sollte nicht ständig mit dem Mauszeiger auf den Folien
herumkurven.

12. Getränke: Kaffeetassen, Teetassen und Gläser dürfen nicht neben dem Mikrofon platziert
werden, weil Klappern und Klirren die Web-Konferenz stören können.

Weitere Informationen finden sich unter
www.webex.de.

LANline/pf

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