Single Number Reach
Eine Nummer für alle Fälle
Flexible Arbeitsorte und eine große Anzahl an Endgeräten - so sieht bei vielen Menschen der Arbeitsalltag aus. Mit Single Number Reach lässt sich die telefonische Erreichbarkeit des Mitarbeiters über SIP-Telefon, Smartphone oder Notebook unter einer einzigen Telefonnummer vereinen und dadurch vereinfachen.
Single Number Reach ist schnell erklärt: Der Anwender ist über eine einzige Nummer auf seinen verschiedenen Endgeräten erreichbar, etwa SIP-Telefon, Desktop-PC, Smartphone oder Tablet. Tätigt er Anrufe, wird ebenfalls unabhängig vom verwendeten Endgerät eine Nummer nach außen angezeigt. Technisch lässt sich das über die Cloud eines UCaaS-Anbieters (Unified Communications as a Service) lösen, für die organisatorische Seite ist jedoch für bestimmte Szenarien eine Carrier-Lizenz nötig.
Für die technische Umsetzung einer Single Number Reach wird im Admin-Portal der verwendeten UCaaS-Lösung durch den Administrator ein Anwender angelegt und diesem eine (Festnetz-)Telefonnummer zugewiesen. Anschließend verknüpft der IT-Verantwortliche oder der Anwender die Kommunikationsgeräte mit dem Benutzer-Account. Ein Mitarbeiter ist im Rahmen von BYOD (Bring Your Own Device) beispielsweise in der Lage, sein privates Smartphone und sein Notebook zu verknüpfen. Dazu lädt der Anwender einfach die jeweilige App oder den Softphone-Client der UC(aaS)-Lösung auf das Gerät und meldet sich dann in der Applikation mit seinem Konto an.
Immer wenn den Endgeräten eine Datenverbindung zur Verfügung steht, melden sie sich bei den Call-Servern im Rechenzentrum des UCaaS-Anbieters an. Die Call-Server wiederum sind über SIP-Trunks mit den Netzbetreibern verbunden. Wählt nun ein Anrufer die Festnetznummer des Anwenders, kommt sein Anruf über das Telefonnetz (PSTN) an den SIP-Trunks an und wird anschließend an die Call-Servern weitergeroutet. Die Call-Server verfügen über eine Liste der derzeit erreichbaren Geräte, die zu dieser Telefonnummer gehören, und bauen per VoIP die Verbindung dazu auf. Natürlich kann der Nutzer festlegen, mit welchen seiner angemeldeten Geräte er ein eingehendes Telefonat annehmen will - die Cloud erledigt im Hintergrund den Rest.
Der Anwender kann außerdem definieren, in welcher Reihenfolge seine Geräte Anrufe annehmen und klingeln sollen. Ist er beispielsweise unterwegs und hat die Standardreihenfolge nicht verändert, klingelt zuerst sein SIP-Telefon und anschließend sein Smartphone. Hat er die Reihenfolge umgestellt, klingelt sein Smartphone zuerst. Der Vorteil hier: Die Anwender können kommunizieren, wie sie wollen, egal mit welcher Hardware. Ihre Laptops und Tablets ohne SIM-Karte werden per Softphone zum Telefon aufgewertet. Alle ihre Geräte - ob mit oder ohne SIM-Karte - verbinden sich via Internet mit dem Rechenzentrum und das Rechenzentrum stellt die Anrufe auf ihre Geräte durch beziehungsweise tätigt den Anruf. Das heißt, es ruft im Auftrag des Nutzers eine Festnetz- oder Handynummer an. Tätigt der Anwender über das Rechenzentrum einen Anruf, wird die Telefonnummer angezeigt, die ihm zugeordnet ist.
Single Number Reach ohne VoIP
Über die App und VoIP ist ein Anwender unter seiner Festnetznummer auch auf seinen mobilen Endgeräten erreichbar. Über die App und seinem User-Account sind die Endgeräte schließlich mit seiner Telefonnummer verknüpft. Spannend wird es allerdings, wenn das Smartphone nicht über eine gute Datenverbindung (LTE oder 3G) verfügt - was in Deutschland leider öfters der Fall ist. Natürlich wäre der User dann immer noch unter seiner Handynummer erreichbar und könnte damit auch Anrufe tätigen. Das wäre allerdings kein lückenlos geschlossenes Single Number Reach. Für ein nahtloses Single Number Reach muss daher die Verbindung zwischen Nutzer und Rechenzentrum auch den Fallback auf das GSM-Netz unterstützen. Dazu muss der UCaaS-Anbieter jedoch über eine Carrier-Lizenz und die nötige technische Infrastruktur verfügen. Darüber hinaus muss der Nutzer seine Handy-Nummer in seinem Account hinterlegt haben.
Technisch wird der Fallback dann wie folgt gelöst: Hat der Anrufer nur GSM-Netz und tätigt einen Anruf, wählt sich die App über eine Einwahlnummer in das Rechenzentrum ein und überträgt per DTMF-Signalisierung die Zielrufnummer. Das Rechenzentrum sorgt dann für den Anruf zum Gesprächspartner und zeigt dabei - wie gewohnt - die Festnetznummer des Anwenders an. So wird Single Number Reach bei Anrufen trotz GSM-Fallback erreicht und ermöglicht ebenso ein komfortables BYOD - da niemand die (private) Handynummer des Nutzers sieht.
Nach der umgekehrten Methode funktionieren auch eingehende Anrufe. Der Anrufer wählt die Festnetznummer des Anwenders. Das Rechenzentrum stellt dann den Anruf per VoIP auf das Smartphone des Users durch. Erkennt der Call-Server, dass das Smartphone nicht (mehr) angemeldet ist, weil es nicht über LTE oder 3G verfügt, wird der Anruf über einen SIP-Trunk an das Mobilfunknetz weitergereicht und darüber das Smartphone des Nutzers erreicht.
Je nach UCaaS-Anbieter funktioniert der Fallback auch während Gesprächen: Tritt beim VoIP-Telefonat ein Funkloch des LTE- oder 3G-Netzes auf, erkennt das Rechenzentrum beziehungsweise die UCaaS-Lösung, dass das Gerät nicht mehr per VoIP zu erreichen ist. Es hält nun den Anrufer in der Leitung und baut die Verbindung zum Nutzer neu auf, wählt also dessen Mobilfunknummer.
Vorteile einer Carrier-Lizenz
Mit Hinblick auf die Nutzererfahrung bringt es weitere Vorteile, wenn der UCaaS-Anbieter über eine Carrier-Lizenz verfügt. Ein Carrier unterliegt dem Telekommunikationsgesetz und kann durch diese Sonderstellung weitreichende Verträge mit anderen Carriern schließen. Ebenso kann er umfassendere Services anbieten, die bessere Kunden- sowie Nutzererfahrungen ermöglichen.
Das bedeutet, dass Telefonie wie oben beschrieben nahtlos über das Mobilfunknetz und über mehrere Geräte per VoIP möglich ist. Das macht Telefonie erst richtig flexibel. Ein User telefoniert beispielsweise über sein SIP-Telefon. Dann will er sich in Bewegung setzen, um zum nächsten Termin zu gelangen. Anstatt das Telefonat über das Telefon unterbrechen und vom Smartphone aus zurückrufen zu müssen, drückt er eine Taste am SIP-Telefon und das Telefonat wird innerhalb von Sekundenbruchteilen auf sein Smartphone umgestellt. Der Gesprächspartner hört nur ein kurzes Klicken. Sollte sich der Ladestand des Smartphone-Akkus dem Ende zuneigen, transferiert der Anwender das Gespräch einfach auf ein anderes Gerät wie Laptop, Tablet, PC oder SIP-Phone.
Ein UCaaS-Anbieter mit Carrier-Lizenz kann außerdem Telefonnummern verwalten. Er ist in der Lage, für seine Kunden neue Nummern zu beantragen, zu transferieren und zu mappen. Mapping ermöglicht wiederum weitere interessante Anwendungsszenarien: Wechselt ein Unternehmen mit seinen Telefonnummern zu einem UCaaS-Anbieter mit Carrier-Lizenz und braucht der alte Service-Provider länger, um die Nummern zum Umzug freizugeben, kann der UCaaS-Anbieter mit Carrier-Lizenz die Nummern einfach auf eigene, interne Nummern mappen, die den jeweiligen Usern zugeordnet sind. Damit sind die Anwender also auch während des Umzugs ohne Unterbrechung auf ihren bisherigen Nummern erreichbar.
Mapping bietet jedoch noch weitere Anwendungsmöglichkeiten. So lässt sich zum Beispiel eine Züricher Festnetznummer einem Mitarbeiter zuweisen, der beispielsweise in Frankfurt sitzt. Hierbei schreibt das Telekommunikationsgesetz jedoch vor, dass das Unternehmen eine postalische Anschrift in Zürich beziehungsweise in dem jeweiligen Land besitzt. Per Mapping lassen sich außerdem einem Anwender mehrere Telefonnummern zuordnen, sodass der Mitarbeiter, der in Frankfurt sitzt, neben der schweizerischen auch eine spanische, eine französische und eine deutsche Nummer zugewiesen bekommt. Auch hier greift dann Single Number Reach: Ruft der User eine Schweizer Nummer an, wird dem Angerufenen seine Schweizer Nummer angezeigt und so weiter. Würde dieser Nutzer eine Nummer eines Landes auswählen, von dem ihm keine Telefonnummer zugewiesen ist, fragt ihn die Lösung, welche seiner Nummern sie dem Angerufenen anzeigen soll.
Neben der besseren Nutzererfahrung profitieren Unternehmen auch von einer einfacheren Abrechnung: Kunden eines UCaaS-Anbieters mit Carrier-Lizenz brauchen neben dem Vertrag mit dem UCaaS-Anbieter beispielsweise nur noch einen Vertrag mit einem Internet-Service-Provider. Setzt die Firma auf BYOD, braucht sie noch nicht einmal mehr Mobilfunkverträge für ihre Mitarbeiter. Ist der UCaaS-Anbieter mit Carrier-Lizenz weltweit aktiv, gilt das für alle Länder, in denen das Unternehmen Niederlassungen hat. Es bekommt auf diese Weise für seine Telefonie weltweit nur noch eine Rechnung - ausgenommen eventuelle Mobilfunkverträge und die Rechnung der ISPs.
Auch die Tarife der einzelnen User lassen sich mit dem richtigen Carrier monatlich - also sehr flexibel - ändern: Hat ein Mitarbeiter eine deutschlandweite Flatrate, bekommt aber vorübergehend internationale Aufgaben, kann das Unternehmen ihm für einen Monat oder länger einfach eine internationale Flatrate hinzubuchen.
Schlussendlich lässt sich festhalten, dass ein echtes Single Number Reach im Jahr 2019 sogar kein angemeldetes, verknüpftes Endgerät mehr benötigt. Anwender melden sich über einen Browser bei ihrem User-Account an und können dann über den Browser Anrufe tätigen und annehmen.
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