Visuelle und asynchrone Kommunikation
Erfolgsfaktoren für hybride Arbeit
Die letzten Jahre haben gezeigt, dass hybride Arbeitsumgebungen nicht ohne ein radikales Umdenken auf allen Ebenen des Arbeits- alltags und in der Unternehmensorganisation funktionieren – und vor allem nicht ohne die notwendige Technik. Denn durch hybrides Arbeiten hat sich die Geschäftskommunikation noch stärker in den digitalen Raum verlagert. Gab es zuvor nur E-Mail, Telefon und vielleicht ein unternehmensinternes Chat-Tool, sind nun Video-Calls, virtuelle Whiteboards sowie zahlreiche weitere Kanäle und Formate hinzugekommen.
Andauernde zusätzliche Online-Meetings laugen alle Beteiligten über kurz oder lang mental aus – „Zoom Fatigue“ ist in diesem Zusammenhang sogar ein wissenschaftlich untersuchtes und belegtes Phänomen. Die Folgen sind nicht nur Konzentrationsschwächen und damit Einbußen bei der Mitarbeiterproduktivität, sondern auch eine generell weniger motivierte und unzufriedene Belegschaft. Zusätzlich dazu lässt sich in diesem Zusammenhang auch noch das Phänomen „Proximity Bias“ beobachten, sprich: Vorgesetzte bevorzugen vor Ort präsente Beschäftigte unbewusst, während sie jene im Home-Office benachteiligen. Diese erleben sich dadurch von ihrem Team und dem Unternehmen „abgeschnitten“, was sich auch wieder in einer geringeren Motivation und Zufriedenheit äußert – sowie, noch schlimmer, in einer geringeren Bindung an das Unternehmen. Gerade Letzteres kann sich in einer Zeit, in der wirtschaftliche Unsicherheit auf einen eklatanten Fachkräftemangel in fast allen Branchen trifft, zum Problem für Unternehmen auswachsen.
Die Frage steht also im Raum: Wie kann ein Unternehmen diesen Entwicklungen entgegenwirken, eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit erreichen und zugleich den Ansprüchen einer hybriden Arbeitswelt und Belegschaft gerecht werden? Die Antwort: Die Kommunikation hat sich – entsprechend den Anforderungen von Hybrid-Work-Umgebungen – bereits zunehmend ins Digitale verlagert, nun muss sie sich zusätzlich ins Asynchrone verlagern.
Anpassungen erforderlich
Um zu verhindern, dass Hybrid Work sich in einer Post-Pandemie-Welt irgendwann als Nachteil für Unternehmen erweist, sind einige Anpassungen notwendig. Es gilt, Remote- und Vor-Ort-Beschäftigte aktiv in die Kommunikation einzubeziehen und ihnen dieselben Möglichkeiten zur Beteilung zu geben.
Dazu zählt beispielsweise die Bereitstellung von Tools zur visuellen Kommunikation, um es Beschäftigten zu ermöglichen, ihr Wissen, Anweisungen, Feedback und andere Informationen auf klare und persönliche Weise zu teilen. Diese Art des Austauschs zeichnet sich durch verstärkte Verwendung bildhafter Elemente wie GIFs, Screenshots, bebilderten Anweisungen und Videos aus. Sie erleichtert in hybriden und Remote-Szenarien, den Informationsaustausch und das Teilen von Wissen – vor allem, wenn Teams sich nur noch unregelmäßig persönlich treffen.
Der größte Vorteil dieser zusätzlichen Kommunikationsebene liegt zweifelsohne darin, dass sie zeit- und ortsunabhängig ist und damit hochflexibel: Beschäftigte können genau dann auf Informationen zugreifen, wenn sie diese benötigen oder wenn es ihr Terminkalender erlaubt – und nicht, wenn der feste Termin zum Meeting oder Webinar ansteht. So sind im Arbeitsalltag weniger Calls und Meetings nötig, was auch dem Zoom-Fatigue-Phänomen entgegenwirkt.
Zudem unterstützt diese Art des asynchronen Wissensaustauschs insbesondere auch das Onboarding neuer Beschäftiger, denn sie sind dadurch weniger auf die unmittelbare Einweisung durch eventuell nicht verfügbare Kollegen angewiesen. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels können Unternehmen auf diese Weise auch Freelancer und andere zeitlich befristet Angestellte schneller und effizienter einsatzbereit machen und so deren Produktivität und ihren eigenen Return on Investment steigern. Und für die bestehende Belegschaft lassen sich so Umschulungs-, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen organisieren, die es ihnen ermöglichen, in ihrer Rolle zu wachsen, aufzusteigen, mehr Verantwortung zu übernehmen und neue Fähigkeiten zu erlernen. All dies sind Aspekte, die sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch auf die Mitarbeiterfluktuation auswirken.
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