Druck-Management in Enterprise-Umgebungen
Heterogene Druckprozesse
IT-Prozesse verbessern, Datensicherheit erhöhen, Kosten reduzieren - diese Schlagworte hatten die letzten Jahre in Unternehmen oberste Priorität. Daran hat sich nichts geändert. Weitgehend unberücksichtigt blieben bisher allerdings die Optimierungsmöglichkeiten in der Druckumgebung. Dabei können durch geeignete Output-Management-Lösungen schnell entscheidende Verbesserungen entstehen.Drucker verschiedener Hersteller an unterschiedlichen Standorten, uneinheitliche Software und hunderte von Treibern, ein Teil der Unternehmensdrucker im Netzwerk installiert und ein anderer Teil lediglich in einzelnen Niederlassungen oder an Arbeitsplätzen - so sieht die Drucklandschaft in vielen Unternehmen aus. Das Resultat dieser meist historisch gewachsenen heterogenen Druckumgebungen: wenig Transparenz sowie hohe Kosten für Administration, Wartung, Support und Ausfallzeiten. Liegen über einzelne Druckaufträge keinerlei Informationen vor, dauert es meist sehr lange, bis sich ein Druckerproblem identifizieren und beheben lässt - etwa wenn ein Ausgabegerät nicht druckt. Ist beispielsweise ein Papierstau schuld? Steht ein Toner-Wechsel an? Oder wurde ein Druckauftrag nicht richtig übermittelt? Um das wahre Problem erkennen und lösen zu können, verschwenden Mitarbeiter und Service viel Zeit für teilweise unnötige Wege zum Drucker. Dies kostet Unternehmen auf die Dauer sehr viel Geld. Durch den Einsatz von professionellen Output-Management-Lösungen können Unternehmen diese und andere Probleme im Druck-Management lösen. Generell lassen sich durch die Optimierung der Druckprozesse und mehr Transparenz bei Druckern und Verbrauchsmaterialien Kosten entscheidend reduzieren. Zudem kann eine Output-Management-Software Unternehmen auch im Bereich Datensicherheit unterstützen. Denn nicht alle Dokumente, die aus dem Drucker kommen, sind für die Allgemeinheit bestimmt. Druckprozesse einheitlich und komfortabel steuern Output-Management-Lösungen vereinfachen die Verwaltung, die Konfiguration und den Support von Druckern sowie die durchgängige Kontrolle von Verbrauchsmaterial und Zubehör erheblich. Da professionelle Lösungen unabhängig von Druckertypen einzelner Hersteller sind, lassen sich damit alle vorhandenen Print-Server und Drucker in heterogenen Druckumgebungen verwalten, steuern und teilweise auch warten - und dies von einem einzigen "Single Point of Control". Der Administrator erhält an seinem Arbeitsplatz übersichtliche und genaue Informationen zum Status aller Druckaufträge, über sich eventuell abzeichnende Störungen sowie zum Zustand aller Drucker. Die meisten Störungen lassen sich direkt am Bildschirm erkennen und beheben oder Druckaufträge auf einen störungsfreien Drucker umleiten. So weist die Software das Helpdesk-Team beispielsweise sofort darauf hin, wenn an einem Drucker etwa die Papierzufuhr nicht korrekt eingesetzt ist. Dies ermöglicht eine effiziente Nutzung und Auslastung aller Drucker, führt zu einer geringeren Fehleranfälligkeit und somit zu einer deutlichen Zeitersparnis. Natürlich müssen sich solche Lösungen auch problemlos in die Unternehmens-IT einfügen. Denn gleichgültig, ob Kundenauftrag, Rechnung oder Lieferschein - einen Großteil der Dokumente, die in Unternehmen anfallen, erzeugen und verarbeiten Systeme wie etwa SAP oder Microsoft Office. Aus diesem Grund muss sich eine geeignete Output-Management-Lösung einfach in die vorhandene IT integrieren lassen. Bei Software wie beispielsweise der SAP- und Microsoft-zertifizierten Druck-Management-Lösung AKI Printaurus können Anwender der entsprechenden Applikationen sicher sein, dass keine Kompatibilitätsprobleme auftreten. Mit Druck-Management Kosten sparen Nur wenige Unternehmen wissen, wie viel sie ihre Druckerumgebung tatsächlich kostet. Und die meisten Unternehmen unterschätzen das Einsparpotenzial in diesem Bereich deutlich. Wer allerdings die Gesamtkosten im Druck- und Output-Management nicht kennt, kann auch nicht wissen, welche Sparpotenziale sich erschließen lassen. Oft stehen die Geräte an verschiedenen Standorten, und die Zuständigkeiten für Drucker, Kopierer, Verbrauchsmaterialien, Infrastruktur-Management und Dokumentenverteilung liegen bei verschiedenen Personen oder Abteilungen. Viele Unternehmen können nicht einmal die Anzahl der Drucker oder Multifunktionsgeräte exakt beziffern. So ist es schwierig, den Überblick über die Gesamtkosten zu behalten und Einsparmöglichkeiten zu erkennen. Zentral administrierbare Output-Management-Lösungen können bei dieser Problematik helfen. Ein großer Teil der Druckkosten lässt sich schon allein über eine kontinuierliche Überwachung der Geräte einsparen. Mit Druck-Management-Lösungen können Unternehmen beispielsweise schnell herausfinden, welche Geräte häufig Probleme bereiten und die Kosten in die Höhe treiben. Dank durchgängiger Kontrolle lässt sich auch auswerten, welche Geräteklasse häufiger Papierstaus verursacht als andere oder ob ein bestimmter Toner ergiebiger ist als der eines anderen Herstellers. Auch viele indirekte Kosten können die Verantwortlichen sofort aufdecken: Ob schlechte Einkaufskonditionen, unkoordiniertes Management beim Verbrauchsmaterial oder überdurchschnittlich viele Störungen durch veraltete Systeme - diese indirekten Kosten sind oft erheblich und geraten ohne die nötige Transparenz schnell außer Kontrolle. Vertrauliche Dokumente sicher drucken Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Druck-Management ist die Sicherheit: Nicht alle Dokumente, die aus dem Drucker kommen, sind für die Allgemeinheit bestimmt. Drucker reproduzieren auch Dokumente mit sensiblen Daten wie interne Memos oder Strategiepapiere. Beim Drucken vertraulicher Daten gibt es grundsätzlich zwei Aspekte zu beachten: Zum einen gilt es, die Verbindung vom Client bis zum Drucker zu sichern. Zum anderen muss gewährleistet sein, dass niemand unbefugt vertrauliche Dokumente einsieht oder ausdruckt. In beiden Fällen können professionelle Output-Management-Systeme Unternehmen entscheidend unterstützen. Wenn Anwender ihren Druckauftrag über das Netzwerk direkt an einen Drucker schicken, wird dieser bei gängigen Druckern eine Zeit lang zwischengespeichert. Selbst wenn die Geräte keinen Internet-Zugang besitzen, können Hacker die Drucker problemlos über das Internet ausspionieren und auf vertrauliche Dokumente zugreifen. Dafür ist lediglich ein so genanntes Superpasswort erforderlich, das oft öffentlich zugänglich auf Hersteller-Websites oder in digitalen Handbüchern vermerkt ist. Professionelle Output-Management-Systeme speichern Dokumente dagegen auf geschützten Servern, auf die nur Administratoren mit individueller Authentifizierung zugreifen können. Um sicherzugehen, dass keine vertraulichen Dokumente offen zugänglich auf Abteilungsdruckern liegen könnten, nutzen viele Unternehmen bislang Arbeitsplatzdrucker. Mit Output-Management-Systemen lässt sich dieses Problem einfacher lösen: Öffentlich zugängliche Orte sind mit Berechtigungssystemen ausgestattet. Um sicherzustellen, dass nur der entsprechende Mitarbeiter seine vertraulichen Dokumente sieht, kommen so genannte Follow-me-Printing-Konzepte zum Einsatz: Benutzer müssen sich per PIN oder ID-Card direkt an einem kleinen Lesegerät neben dem Drucker identifizieren. Erst dann werden die Druckaufträge des Anwenders vom Print-Server geholt und ausgedruckt. Unbefugtes Drucken oder widerrechtliche Einsicht in Dokumente ist somit ausgeschlossen. Follow-me-Printing-Konzepte bieten noch weitere Vorteile, beispielsweise falls ein Drucker ausfallen oder eine Störung auftreten sollte: Druckaufträge folgen dem autorisierten Anwender und lassen sich von diesem an jedem verfügbaren Gerät freigeben. Der Benutzer hat also die Möglichkeit, bei Störungen sofort auf einen anderen Drucker zuzugreifen. Zudem ist es dadurch problemlos möglich, verschiedene Dokumente in die Warteschleife zu stellen und später gesammelt am Gerät abzuholen statt jeden Ausdruck einzeln. Warte- und Ausfallzeiten reduzieren sich so auf ein Minimum.
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