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Nutzung von Business-Messengern

PSW Group: Die richtige Messaging App finden

1. März 2022, 12:30 Uhr | Jörg Schröper

Die Digitalisierung im Arbeitsleben, die sich nicht zuletzt durch die Corona-Krise noch einmal beschleunigt hat, macht die effiziente digitale Kommunikation zur Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. In diesem Kontext lohnt sich für viele Unternehmen der Einsatz einer Messenger-App. „Doch einfach WhatsApp herunterladen und loslegen funktioniert nicht“, warnt IT-Sicherheitsexpertin Patrycja Schrenk. Die Geschäftsführerin der PSW Group begründet: „Unternehmen müssen sich auch in der internen Kommunikation DSGVO-konform verhalten. Deshalb gilt es, den Business Messenger wohl durchdacht auszuwählen.“

Tatsächlich gibt es gute Gründe für die Kommunikation per Messenger im Unternehmen. Spätestens seit der Corona-Krise sind Mitarbeitende verstärkt im Home-Office. Die Kommunikation muss jedoch weiter laufen. Für solche Fälle, aber auch grundsätzlich zum Vereinfachen von Abstimmungs- sowie Kommunikationsprozessen, sind Messenger eine gute Alternative zur E-Mail. Das Smartphone ist gewöhnlich stets dabei und alle, die angesprochen werden sollen, erfahren Dringliches zeitnah.

Interaktionen und ein soziales Miteinander fördern darüber hinaus das Wir-Gefühl im Unternehmen. Dies erhöht nicht nur die Motivation der Belegschaft, sondern kann dazu beitragen, die Produktivität ebenfalls zu steigern: Messenger vereinfachen den Zugang zu relevanten Informationen. Dokumente beispielsweise können zügig zum Kunden gelangen, auch wenn dieser sich auf Dienstreise befindet. Ein Video-Call mit Partnern sorgt für eine schnelle Abstimmung oder der Vertrieb schickt Informationen per Messenger an die Buchhaltung.

Allerdings braucht es zweierlei, um Messenger im Unternehmen erfolgreich zu etablieren: Sichere Endgeräte und Business-Messenger, die sich rechtssicher nutzen lassen. „Bereits die Rechtslage ist komplex. Personenbezogene Daten müssen genauso geschützt werden wie Geschäftsgeheimnisse. Einschlägig ist nicht nur die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sondern auch das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG), nach dem geheime Informationen mit angemessenen Maßnahmen zu schützen sind“, mahnt Schrenk. Unternehmen – einschließlich aller Mitarbeitenden, die den Business-Messenger verwenden – müssen deshalb über grundlegende rechtliche Kenntnisse verfügen, um nicht gegen die genannten Gesetze zu verstoßen.

Beim Einsatz von Messengern im Unternehmen sind noch weitere Punkte relevant: Neben Kommunikationsinhalten sind auch Metadaten zu schützen. Zudem ist die Übermittlung von Daten an Drittländer problematisch – etwa beim Übermitteln der Kontaktverzeichnisse. „Unternehmen sollten hier beachten, dass das Privacy Shield, auf das sich leider noch immer diverse Messenger-Anbieter stützen, hier keine Gültigkeit hat“, warnt Schrenk. Darüber hinaus muss Beschäftigten die strikte Trennung von privater und geschäftlicher Kommunikation sowie betriebsinternen und –externen Informationen eingeschärft sein.