3CX: Software-Telefonanlage im Praxistest
Telefonanlage ohne Hardware
Nicht nur bei den Endgeräten der Anwender schreitet die Marktbereinigung stetig voran - auch bei den Standardgeräten und -Programmen findet eine Vereinheitlichung statt, die viele Altgeräte überflüssig scheinen lässt. So werden aus "altmodischen" Telefonanlagen Softwarelösungen, die wie die hier vorgestellte 3CX auf Windows-Servern arbeiten.
Die Marketingstrategen verwenden das Schlagwort Digitalisierung viel zu häufig auch in unpassendem Zusammenhang. Dennoch ist es eine Tatsache, dass immer mehr Geräte, die einem dedizierten Einsatzzweck vorbehalten waren, universelleren Softwarelösungen weichen müssen. Im Umfeld der Endanwender kommen Geräte wie MP3-Player, Diktiergeräte oder Kompaktkameras sehr häufig nur noch als Software in Form einer App auf dem Smartphone zum Einsatz.
Ähnlich stellt sich die Situation auch im Umfeld der Business-Anwender dar: Die Zeiten proprietärer Telefonanlagen für analoge oder auch ISDN-Verbindung sind nicht zuletzt deshalb vorbei, weil die großen Provider - allen voran die Telekom - komplett auf digitalen Verbindungen auf IP-Basis setzen. Da liegt es nahe, eben keine separate Hardware in Form einer Telefonanlage mehr anzuschaffen, sondern auch diese Aufgabe durch Software erledigen zu lassen. Mit dem 3CX Phone System hat 3CX eine solche IP-Telefonanlage für den Betrieb auf Windows-Systemen im Angebot, auf die sich dieser Praxistest bezieht. Für Administratoren bedeutet der Einsatz einer solchen Lösung sicher zunächst einmal eine Umstellung, gehörten doch die Telefonsysteme traditionell eher nicht zu ihrem Aufgabenbereich. Allerdings haben sich solche "Silos" bei den Zuständigkeiten und bei der Verantwortung für die Geräte allein schon durch den vermehrten Einsatz mobiler Geräte wie Tablets und Smartphones, die als Client-Systeme in die Netzwerke im Rahmen von Trends wie BYOD (Bring Your Own Device) immer mehr zum Standard werden, weitgehend aufgelöst. Die Telekommunikation wird zum Teil der IT. Daher hat sich das Testteam für diesen Bericht die Software hauptsächlich aus dem Blickwinkel der IT-Administratoren angeschaut. Uns stand dazu die aktuelle Version V15 der Software zur Verfügung.
Voraussetzungen für den Einsatz und die Installation
Wer die 3CX-Telefonanlage installieren oder nur testen will (es besteht die Möglichkeit, eine entsprechende Testversion vom Anbieter zu beziehen), muss dazu eine ausführbare MSI-Datei (Windows-Installer-Datei) vom 3CX-Server herunterladen, die nur wenig größer als 100 MByte ist. Als softwareseitige Voraussetzung fordert 3CX ein aktuelles Windows-System in der 64-Bit-Version sowie ein installiertes Dotnet-Framework in Version 4. Aktuell kann die Software laut Aussagen des Herstellers auf allen modernen Windows-Systemen wie beispielsweise auch Windows 7, 8 oder 10 sowie auf den Windows-Servern laufen.
Die Windows-Core-Server unterstützt die Lösung nicht. Während auf den Windows-Servern automatisch der IIS als Web-Server zum Einsatz kommt und die entsprechende Server-Rolle installiert sein muss, setzt die Software bei der Arbeit auf einem Windows-Client-System den Abyss Web-Server ein - eine sehr schlanke Web-Server-Software, die für Windows, Linux und Mac OS X zur Verfügung steht.
Im Test diente als Zielsystem ein aktueller Windows Server 2012 R2, der mit 8 GByte Hauptspeicher und einer Intel-Core-i5-CPU ausgestattet war. Die Online-Handbüchern zur Installation und zum Betrieb der Software, die allesamt sehr umfangreich und gut erläutert zum Großteil auch in deutscher Sprache bereitstehen, weisen darauf hin, dass die Software nicht auf einem Host installiert werden darf, auf dem DNS- oder auch Microsoft-Exchange- sowie Sharepoint-Dienste aktiv sind. Das Programm weist zusätzlich während der Installation darauf hin, dass es am besten sei, wenn keine anderen Anwendungen auf dem System laufen beziehungsweise eine virtuelle Maschine ausschließlich die PBX-Software beinhalte.
Wir raten zudem davon ab, eine solche Software-Telefonanlage auf einen Domänen-Server zu installieren, da mit diesem schließlich das gesamte Firmennetzwerk steht und fällt. Natürlich hängt die Belastung des Host-Systems stark von der Anzahl der gleichzeitigen Gespräche und der Zahl der gleichzeitig mit dem System verbundenen Teilnehmer ab. Auch Faktoren wie mögliche Aufzeichnungen von Gesprächen, die Nutzung von VoIP-Providern und Rufumleitung können diese Voraussetzungen beeinflussen. Der Hersteller stellt deshalb auch umfangreiche Tabellen und Beispiele für die unterschiedlichen Szenarien bereit, die bei dieser Entscheidung helfen können.
Obwohl wir bei unseren kurzen Tests das System beileibe nicht auslasten konnten, würden wir grundsätzlich zum Einsatz auf einem dedizierten Windows-Server raten. Die Installation in einer virtualisierten Systemumgebung ist ebenfalls möglich. 3CX unterstützt den Einsatz unter VMware ESX 5.X und höher sowie unter Hyper-V 2008 R2 und höher. Für den Einsatz unter Hyper-V müssen Administratoren noch einige Besonderheiten beachten, die der Anbieter jedoch ausführlich beschreibt.
Einrichtungsdetails, NAT und FQDM
Ein Installationsassistent führt den Administrator durch das Einrichten der Software. Sie kann sowohl in einem Netzwerk ohne NAT-Firewall arbeiten wie auch in einem Netzwerk, das durch eine solche Firewall geschützt ist. Kommt die Software hinter einem NAT-Anschluss (Network Address Translation) zum Einsatz, muss der Administrator selbstverständlich entsprechende Port-Weiterleitungen einrichten. Eine wichtige Voraussetzung für den Einsatz der Software-Telefonanlage: Sie benötigt eine feste, externe, öffentliche IP-Adresse. Nur so kann sie als Telefonanlage unter anderem auch mit VoIP-Providern zusammenarbeiten.
Gerade kleine Firmen sollten also zunächst klären, welche Kosten damit auf sie zukommen und wie schnell ihr Provider ihnen eine feste IP-Adresse bieten kann, wenn sie eine solche noch nicht besitzen. Die Installationsroutine gibt dabei auch ganz klar die Auskunft, dass eine Installation mit einer dynamischen, öffentlichen IP-Adresse, wie sie beispielsweise Anbieter wie DynDNS zur Verfügung stellen, grundsätzlich nicht unterstützt wird. Da wir in unserer Testumgebung eine solche feste, externe IP-Adresse nicht zur Verfügung hatten, half uns der sehr kompetente und hilfsbereite Support des Anbieters dabei, unsere Testinstallation auch ohne diese in Betrieb zu nehmen - für einen praktischen Einsatz ist dies jedoch weder sinnvoll noch möglich. Ein FQDM (Fully Qualified Domain Name - vollständiger Domänennamen mit Dienstangabe) ist für den Betrieb der Telefonanlage ebenfalls unumgänglich.
Der FQDM muss im eigenen LAN auf dem Server aufgelöst werden, auf dem auch das 3CX-System arbeitet. Vom Internet aus muss die Auflösung unbedingt in die öffentliche IP-Adresse erfolgen. Diese Auflösung des FDQM sowohl extern von außerhalb des eigenen Netzwerks als auch innerhalb des LANs ist notwendig, damit interne und Remote-Erweiterungen ebenso wie interne und externe Provisionierung von Telefonen und VOIP-Provider unter Verwendung eines einzigen FQDN möglich sind.
Dazu muss der Administrator zwei Zonen für die gleiche Domäne einrichten, was typischerweise auch "Split DNS" heißt. Der Anbieter unterstützt den Adminstrator bei dieser Aufgabe, indem er umfangreiche Informationen plus eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung eines FQDN mit Split-DNS bereitstellt.
Im Test ließ sich direkt nach der Installation mit dem Browser auf die Verwaltungsoberfläche der Software zugreifen. Die Software präsentierte sich auf dem Server im Firefox-Browser mit einer klar strukturierten Oberfläche, die komplett in deutscher Sprache bereitsteht. 3CX hat sie für die aktuelle Version 15 komplett überarbeitet und sehr viel moderner gestaltet, als dies unter der vorherigen Version der Fall war. Ob sie den vom Hersteller geprägten Anspruch des "Null Admin" durch das neue Dashboard erfüllt, wagen wir als Tester allerdings ebenso zu bezweifeln wie die Frage, ob es eine solche "Nicht-Administration" überhaupt je geben wird und ob diese sinnvoll wäre.
Unbestritten ist hingegen, dass die neue Oberfläche der Übersicht sehr dienlich ist und den Einstieg in die Verwaltung der 3CX-Software tatsächlich sehr erleichtert.
Die sogenannte Schnellstart-Seite der Konsole bietet dem Administrator eine Übersicht der wichtigsten Konfigurationsschritte, etwa die Konfiguration des DNS-Eintrags, die Aktivierung der Software-Lizenz oder das Erstellen von Nebenstellen samt deren Status auf der rechten Seite der Konsole an. Auf der linken Seite des Fensters findet der Administrator dann alle Einstellmöglichkeiten im direkten Zugriff. Auch Systembetreuer, die bisher noch keine Erfahrung mit PBX-Systemen gemacht haben, werden sich dort dank der Aufteilung im Zusammenhang mit der guten Benutzerführung schnell zurechtfinden.
Wir konnten mit wenigen Klicks eine Nebenstelle in Betrieb nehmen und nach dem - ebenfalls in der Oberfläche implementierten - Herunterladen der Ansagetexte in deutscher Sprache auch sofort mit unserer Telefonanlage "sprechen". 3CX bietet Clients für Windows- und OS-X-Systeme sowie für mobile Endgeräte unter Android und IOS an. Diese lassen sich kostenlos von der Web-Seite und aus den Stores von Apple und Google herunterladen.
Die Anbietung an die Telefonanlage gelang uns problemlos, da die PBX beispielsweise ein Android-Telefon mit dem Client sofort erkannte und eingebunden hat. Es verwunderte zunächst, dass dieses Gerät nach kurzer Zeit ohne Telefontätigkeit wieder aus der Konsole verschwand - aber dies hat einen guten Grund: Die 3CX-Anlage verbindet sich ausschließlich per Push mit solchen Clients, da ansonsten der Akku der Smartphones viel zu sehr belastet würde. Die Auswahl des Clients auf dem Android-Gerät ließ dieses dann auch sofort wieder in der Konsole bereitstehen.
Im Rahmen dieses kurzen Praxistests ist es naturgemäß nicht möglich, auch nur annähernd auf alle Aspekte dieser Software einzugehen. Neben den gut konfigurierbaren Sicherheits- und Firewall-Einstellungen, die es dem Administratoren beispielsweise auch ermöglichen, bestimmte Länderkennzahlen direkt zu sperren, waren es auch die integrierten Möglichkeiten zum Backup und Wiederherstellung, die uns von der Professionalität und Praxistauglichkeit der Lösung überzeugten.
Auch die große Zahl bereits im System konfigurierter VoIP-Provider, die der Administrator direkt auswählen kann, hat zu diesem positiven Eindruck beigetragen. Auf der Client-Seite steht neben der IOS- und der Android-Version auch noch ein Client als sogenanntes Softphone für Mac OS X und Windows-Systeme bereit, der ebenfalls schon ein Update auf die Version 15 erhalten hat. Er ist übersichtlich gestaltet und bietet dem Anwender vielfältige Möglichkeiten.
Fazit: Gut zu verwaltender und zu integrierender Server
Wir sind als "reine Windows-Administratoren" an die Aufgabe herangegangen, den 3CX-Server zu installieren und in den Betrieb zu nehmen. Unsere Testinstallationen zeigten, dass es auch unter diesem Aspekt relativ rasch gelang, die Software korrekt einzurichten. Einhellige Meinung der Testmannschaft: Wer sich als Windows-Administrator schon einmal erfolgreich durch die Installation eines Exchange- oder Sharepoint-Servers gekämpft hat, sollte bei Inbetriebnahme und auch Bedienung dieser Software wenig Probleme haben. Sie ist logisch aufgebaut und viele Dinge erklären sich nach den Erfahrungen, die wir während des kurzen Testzeitraums machen konnten, sehr schnell von selbst.
Besonders gut hat uns in diesem Testszenario die Update-Möglichkeit gefallen. Auf unserem Windows 2012 R2-Server befand sich die installierte 3CX-Software in der Vorgängerversion 14. Beim Start des neuen MSI-Pakets forderte die Software uns dazu auf, zunächst ein Backup anzulegen und die alte Version über die Einstellungen unter Windows zu entfernen. Die Software umfasst die Option, Backups und regelmäßig auch automatisch Backups anzulegen.
Nach Erstellung des Backups konnten wir die neue Version installieren, mithilfe des Assistenten (der dabei allerdings nur in einem Konsolenfenster lief) das Backup wieder einspielen und nach Beantwortung weniger grundsätzlicher Fragen zu den Einstellungen unsere vorherige Installation (inklusive Lizenz) mit der neuen Version problemlos wieder in Betrieb nehmen.
Auf ähnliche Art können Administratoren die Software auch leicht auf einen anderen Server transferieren. Treten dennoch Probleme auf, dann kann der sehr professionelle Support von 3CX helfen. Als kleines Manko ist zu vermerken, dass die Software ausschließlich auf Windows-Betriebssystemen arbeiten kann. Konkurrenten wie die bekannte Open-Source-Lösung Asterisk lassen sich auch auf Linux-Servern betreiben. Ob allerdings die Kostenersparnis beim Betriebssystem des Host-Servers den Aufwand bei Konfiguration und Betrieb einer solchen Lösung rechtfertigt, müssen IT-Fachleute selbst entscheiden.
Wer die 3CX-Software selbst testen will, kann zunächst einmal gegen Angabe einiger Daten eine Gratisversion der Software von der Web-Seite des Anbieters beziehen. Diese Version ist voll funktionsfähig, erlaubt aber nur acht simultane Gespräche und hat Einschränkungen im Bereich von Unified Communications, wobei jedoch keine Begrenzung bei der Zahl der Nebenstellen besteht. Auch eine virtuelle Version der Telefonanlage in der Cloud (3CX Virtual PBX) ist über die Web-Seite für einen kostenlosen 30-tägigen Test zu beziehen und zu testen. Es gibt eine Standard- und eine Pro/Enterprise-Version. Die Preisstaffelung der Software bezieht sich auf die Anzahl der Telefongespräche, die sich simultan führen lassen. Die Version 3CX Phone System 4 für vier simultane Verbindungen kostet 275 Euro in der Standard- und 350 Euro in der Pro-Version. Alle Versionen umfassen ein Jahr Wartung und den freien Bezug der Updates, was bei diesem Hersteller beispielsweise auch den Wechsel von Version 14 auf 15 beinhaltet. Die Pro-Versionen bieten nicht nur umfangreiche Funktionen für das Versenden und den Empfang von Fax-Nachrichten, sondern können unter anderem auch Gesprächsaufzeichnungen und Call-Center-Funktionen sowie die Integration mit vielen Anwendungen von Drittanbietern zur Verfügung stellen.
Info: 3CX
Tel.: 089/22061592
Web: www.3cx.de
Lesen Sie mehr zum Thema
