Ein Nebenschauplatz bringt das IT-Management vieler Unternehmen zunehmend unter Druck: Schatten-IT. Viele Fachabteilungen oder einzelne Mitarbeiter beschaffen sich Anwendungen, die sich dem Sichtfeld der IT-Verantwortlichen entziehen. In der Studie „Raising the Digital IQ“ hat Pricewaterhousecoopers (Pwc) festgestellt, dass Geschäftseinheiten in den Unternehmen zwischen 15 und 30 Prozent der IT-Ausgaben außerhalb des offiziellen IT-Budgets tätigen. Die IT-Organisationen sind deshalb gefordert, sich mit den Fachabteilungen abzustimmen und ihre Beschaffungsprozesse zu überdenken.Unter den „Schatten-IT“ genannten Wildwuchs fällt der Einsatz nicht genehmigter IT-Produkte und -Services oder, wie es Christopher Rentrop, Informatikprofessor an der Hochschule Konstanz, in einem Fachvortrag ausdrückte: Schatten-IT sind „alle Anwendungen, die ohne die IT beschafft und nicht im Rahmen von IT-Service-Management (ITSM) betrieben werden“. Das Phänomen ist nicht neu, doch mit Bring Your Own Device (BYOD) hat es in Unternehmen verstärkt Einzug gehalten und wurde in vielen Unternehmen in gewissener Weise legitimiert.
Die selbst mitgebrachten Geräte sind jedoch nicht das eigentliche Problem. Netzwerk-Management-Tools können diese Hardware identifizieren. Sehr schwierig hingegen wird die Kontrolle von Social-Media-Plattformen und Cloud-basierten Anwendungen. Über Facebook oder Dropbox können Mitarbeiter zum Beispiel unbeobachtet Dokumente versenden oder veröffentlichen.
Nicht-freigegebene Software und Services nicht überschauen, managen und eliminieren zu können, frisst Bandbreite, verlangsamt Netzwerke, bringt Compliance-Probleme und erhöht die finanzielle und personelle Last für die IT-Abteilungen. Laut der Pwc-Studie geht die Hälfte der IT-Manager davon aus, dass 50 Prozent ihres Budgets für das Verwalten von Schatten-IT dahinschmilzt. Grundsätzlich ist Transparenz für IT-Administratoren das A und O. Immerhin zwölf Prozent der IT-Administratoren nannten bei einer Befragung von 400 IT-Administratoren durch Ipswitch „Licht in die Schatten-IT bringen“ als ihren größten Herzenswunsch. Sie sind der Meinung, dass es ihren Arbeitsalltag immens erleichtern würde, wenn die Anwender offenlegten, welche Applikationen sie auf ihren Arbeitsrechnern installiert haben.
Die Argumente der Fachabteilungen, warum sie bei der IT-Beschaffung unter dem Radar der IT-Abteilungen fliegen, wiederholen sich durchweg. Ob in persönlichen Gesprächen oder als Ergebnis von Studien, drei Begründungen finden sich immer wieder. Erstens: Die interne IT ist zu träge und umsetzungsschwach. Zweitens: Der internen IT fehlt für die Bereitstellung und den Betrieb bestimmter Anwendungen die nötige Kompetenz. Drittens: Die interne IT ist zu teuer und komplex. Das Analystenhaus Gartner prognostiziert, dass im Jahr 2020 nicht weniger als 90 Prozent der IT-Budgets außerhalb der IT kontrolliert werden. Und auch Forrester stellt die Vermutung auf, dass dann die zentrale IT-Abteilung vielerorts bereits obsolet sein könnte. Somit stellt Schatten-IT eine geradezu existenzielle Bedrohung für die IT-Abteilungen dar. Doch kann nicht genau dieser Trend auch eine große Chance bieten?
Die Vorwürfe an die IT, die im Zusammenhang mit Schatten-IT im Raum stehen, sollten die Unternehmen – und gerade die IT-Abteilungen selbst – ernst nehmen. Einer der wichtigsten Gründe, warum Schatten-IT so floriert, liegt in der Tatsache, dass der IT-Beschaffungsprozess heutzutage in den meisten Unternehmen krankt. Es sind diese schwerfälligen Prozesse, die seit über 25 Jahren Anwendung finden, die den Schatten werfen. Sie müssen überdacht und neu ausgerichtet werden. Organisationen sollten die Bedürfnisse ihre Mitarbeiter genau im Blick haben und überlegen, welche Anschaffungen und Vorgehensweisen erforderlich sind, um die Mitarbeiter effizienter, effektiver und letztlich auch zufriedener zu machen.
 
Den Mitarbeitern zuhören
Die IT-Verantwortlichen müssen die Schatten-IT einkreisen und einfangen. Die IT-Abteilung sollte anstreben, eine konstruktive Kraft zu werden, indem sie den Mitarbeitern genau zuhört. Die „Consumerization of IT“ muss man erst einmal als Chance begreifen, bevor man die Risiken eindämmen kann. Die Mitarbeiter wollen ja in der Regel nicht vorsätzlich das IT-Management umgehen. Meist haben sie ein ganz konkretes und akutes Problem, für das sie eine schnelle Lösung wünschen.
So ist es natürlich für Mitarbeiter viel weniger Aufwand, einfach eine kostengünstige, Cloud-basierte Lösung aus dem Netz zu nutzen, als langwierige IT-Beschaffungsprozesse anzustoßen, die möglicherweise im Sande verlaufen oder das Kernproblem nicht lösen. Im privaten Umfeld sind Mitarbeiter diesen Komfort gewohnt, sich mit Apps und Cloud-Anwendungen das Leben zu vereinfachen. Warum sollen sie dann im Berufsalltag darauf verzichten? Dies erklärt beispielsweise die große Beliebtheit von Dropbox in Unternehmen. Das E-Mail-System ist für große Anhänge ungeeignet – also erstellt ein Mitarbeiter schnell eine Dropbox-Verlinkung und schon ist die Sache vom Tisch. Anstatt in solchen Situationen als IT-Administrator in Big-Brother-Manier aufzutreten, wird es Zeit, die Kooperation zu suchen.
Fünf Schritte können die Auswirkungen von Schatten-IT abmildern und die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern unterstützen: Erstens ist eine Netzwerk-Management-Lösung erforderlich, die nicht-autorisierte Apps anzeigt, bevor diese Probleme verursachen, also zum Beispiel ein Flow-Monitor. Zweitens muss Transparenz bei der Bandbreitennutzung des Netzwerks herrschen. Der IT-Verantwortliche braucht einen Überblick, wo Benutzer, Geräte und Anwendungen die Netzwerkkapazität an ihre Grenze bringen könnten. Drittens wäre ein Monitoring vonnöten, um problematische Geräte sofort zu entdecken: Wer hat Zugriff auf was und durch welches Gerät? Viertens müssen IT-Organisationen die Ursachen von Ausfällen oder einer Verlangsamung des Netzwerks schneller identifizieren und beseitigen können. Fünftens schließlich sollte die IT einfache und effiziente Tools zum Datenaustausch zur Verfügung stellen, um dem Einsatz unkontrollierbarer Cloud-Dienste vorzubeugen, die die Datensicherheit gefährden.
Die Verbesserung des Arbeitsalltags steht für den Mitarbeiter im Mittelpunkt. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Vertriebsmitarbeiter eines mittelständischen IT-Händlers hat eigenständig ein kleines Programm zur automatischen Verteilung von aktualisierten Preislisten an seine Partner heruntergeladen und angepasst. Es ist ein sinnvolles kleines Tool, das er „ohne lästige Freigabeprozesse und Abstimmungen“ mit der IT aufgesetzt hat. Seine Vorgesetzten wurden darauf aufmerksam und hoben diesen Einsatz positiv hervor. Als die IT-Abteilung die Nutzung feststellte, suchte sie das Gespräch und nahm letzten Endes die Applikation unter ihre Fittiche. Eine Monitoring-Lösung hat die Anwendung nun mit auf dem Radar und schlägt Alarm, falls ein Problem auftreten sollte.
Schatten-IT ist also auch ein diffamierender Begriff für Lösungen, die vielfach dafür sorgen, dass Unternehmen erfolgreich sind und bleiben. Die Vorteile der Schatten-IT – ob einfache Beschaffung oder auch die schnelle Lösung für ein Problem im Arbeitsalltag – können sich viele Unternehmen mancher Branchen kaum entgehen lassen. Sofern es sich nicht um Umgebungen mit besonders hohen Sicherheitsansprüchen handelt, sollte der Anspruch einer IT-Abteilung weniger sein, alle Anschaffungen und Installationen zu kontrollieren, sondern vielmehr der, die Tools und Lösungen im Einsatz zu haben, um die Auswirkungen gut zu managen. Es geht also nicht darum, die Schatten-IT abzuschaffen, sondern darum, möglichst viel Licht ins Dunkel zu bringen. Die „Schatten-IT“ ausblenden und negieren zu wollen, wäre Realitätsblindheit.
Die Kooperation der IT mit den Endanwendern ist wichtig, um die nötige Transparenz zu schaffen. Monitoring-Tools können helfen, die Performance des Netzwerks sicherzustellen, die Verfügbarkeit der Applikationen zu kontrollieren und Missbrauch zu verhindern. Vor allem führt jedoch kein Weg daran vorbei, etablierte IT-Beschaffungsprozesse zu ver-schlanken.

IT-Organisationen sollten den Dialog mit den Endanwendern suchen, um die Schatten-IT an der Wurzel zu packen. Bild: Ipswitch