Rechtssichere E-Mail-Archivierung für KMU
Lexware: Automatisierte und GoBD-konforme Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails
Lexware bietet Selbstständigen sowie kleinen und mittleren Unternehmen seit diesem Jahr eine Lösung an, die ihnen eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung ermöglicht. Nun hat der Softwarehersteller diese Lösung um eine Funktion erweitert, die eine automatisierte, rechtssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten E-Mails ermöglichen soll.
Damit reagiert Lexware nach eigenen Angaben auf die Relevanz von E-Mails bei der geschäftlichen Kommunikation. Schließlich sind alle Unternehmen seit Januar 2017 dazu verpflichtet, solche E-Mails revisionssicher aufzubewahren, die buchungsrelevante Geschäftsvorgänge enthalten beziehungsweise dokumentieren, inklusive dazugehöriger Dateianhänge, so der Hersteller.
Dies betreffe jegliche Korrespondenz zur Vorbereitung, Abwicklung sowie zum Abschluss oder Widerruf eines Geschäfts, etwa Bestellungen, Rechnungen oder Retouren. Das habe zur Folge, dass alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails und die dazugehörigen Anhänge vollständig und nachvollziehbar archiviert sowie vor Manipulation und Veränderung geschützt werden müssen.
Oft unterschätzen Unternehmen laut Lexware die Bedeutung der E-Mail, obwohl die darin enthaltenen Informationen rechtsrelevant sind und im Geschäftsverkehr dieselbe Bedeutung genießt wie die Papierform. Dies kann mögliche Sanktionen bei Missachtung einer rechtskonformen Archivierung oder eine Ordnungswidrigkeit wegen Verletzung der Buchführungspflicht bis hin zu einer Straftat mit möglichen Schadensersatzansprüchen an die Geschäftsführung durch geschädigte Vertragspartner zur Folge haben, wie der Softwarehersteller ausführt.
Je nach Inhalt der E-Mail können vertragliche oder gesetzliche Vorschriften die Art und Dauer der Aufbewahrung bestimmen. Immer zu beachten sei auch das deutsche Steuerrecht, das Vorschriften über die revisionssichere E-Mail-Archivierung enthält. E-Mails ohne relevanten Inhalte müssen hingegen weder archiviert noch für den Datenzugriff vorgehalten werden. Allerdings ist es hier laut Lexware nicht ganz klar geregelt, wann Inhalte steuerrechtlich relevant sind. Im Zweifelsfall rät der Hersteller daher, lieber mehr aufzubewahren als weniger.
Die Software "Lexware Archivierung" läuft auf Windows- wie auch macOS-Systemen und ermöglicht es, E-Mails und deren Anhänge aus einem E-Mail-Ordner direkt zu sichern. Dazu müsse der Anwender sein E-Mail-Konto via IMAP (Internet Message Access Protocol) an die Lösung anbinden und festlegen, welche Ordner zu archivieren sind. Die Software übertrage anschließend alle E-Mails automatisch ins Archiv und speichere sie dort revisionssicher ab.
Da IMAP von praktisch allen gängigen E-Mail-Anbietern wie T-Online, GMX, Web, Yahoo, AOL etc. unterstützt wird, ist eine Integration schnell eingerichtet, so Lexware. Zudem unterstützt der Hersteller die Konfiguration mit einer mitgelieferten Anleitung sowie einem Produktvideo.
Interessierte haben die Möglichkeit, Lexware Archivierung 30 Tage lang kostenlos zu testen. Eine Lizenz hat eine Laufzeit von zwölf Monaten und kostet monatlich 19,90 Euro. Darin sind zwei Anwender und 5 GByte Speicherplatz enthalten. Zudem bietet der Softwarehersteller Erweiterungen an. Jeder weitere Nutzer schlägt mit monatlich 12,90 Euro zu Buche, während 5 GByte zusätzlicher Speicherplatz 14,90 Euro im Monat mehr kosten.
Weitere Informationen finden sich unter www.lexware.de.
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