Denn sie wissen nicht, was sie tun
Studie: Große Unsicherheit bei der Speicherung unstrukturierter Daten
Nur 20 Prozent der in einem Unternehmen gespeicherten Informationen sind strukturierte Daten, die mittels datenbankgestützter Software wie SAP oder Oracle verwaltet werden. Bei 80 Prozent handelt es sich um unstrukturiertes Material wie Office- und PDF-Dateien, TXT-, Bild- und Multimedia-Files und andere Dateitypen.
Eine von Fujitsu-Siemens in Auftrag gegebene Studie der Experton Group zeigt nun, dass in Unternehmen fast aller Größen eine erschütternde Unsicherheit über den Umgang mit diesem Typ von Daten festzustellen ist. Selbst älteste Files etwa liegen auf teurem Primärspeicher, weil es an der nötigen Klassifizierung der Dateien fehlt, die eine Trennung in wichtige und weniger wichtige Informationen oder sicherheitstechnische Unterscheidungen ermöglichen würde. "Hier stehen den Unternehmen gigantische Projekte bevor", meinten die Fujitsu-Siemens-Spezialisten auf einer Presseveranstaltung in München.
Eine einfache Regel beispielsweise, die alle Dateien, die länger als 90 Tage nicht geöffnet wurden, auf Bandspeicher verschiebt, sieht auf den ersten Blick sinnvoll aus – könnte sich aber als fatal erweisen, weil sie die hoffentlich extrem selten angeforderten Richtlinien für das Verhalten im Brandfall gleich mit auf den Sekundärspeicher mit extrem langsamen Recovery-Funktionen verbannen würde. "Hinzu kommt noch, dass Datenschützer, Finanzmitarbeiter und Fachangestellte mitunter völlig unterschiedliche, manchmal nicht zu vereinbarende Lösch- und Aufbewahrungsforderungen an die Inhalte der gleichen Repositories stellen", ergänzte IT-Rechtsspezialist Wilfried Reiners auf dem Event.
Die Experton-Studie ergab nahezu keine klaren Antworten der Speicherverantwortlichen zu allen Fragen, die sich auf die Einschätzung von Risiken aus der Aufbewahrung unstrukturierter Daten im Unternehmen bezogen, und kaum tragfähige Strategien zur Verwaltung der Bestände oder auch nur zur Bewältigung der immerhin identifizierten Gefahren. Konstatiert wurde stattdessen eine wahrscheinlich übertrieben optimistische Hoffnung, die unstrukturierten Daten würden sich langfristig zumindest teilweise in strukturierte verwandeln.
Tendenziell ließ sich aus der Umfrage immerhin ablesen, dass man technische Probleme eher zu beherrschen glaubt als organisatorische, wobei sich zugleich aber abzeichnet, dass mit Technik allein eben keine großartigen Verbesserungen zu erzielen sind. Eindeutig war immerhin, dass Archivierung und Verschlüsselung als die Bereiche mit dem größten notwendigen Investitionsvolumen eingeschätzt werden.
Wie sehr die Administratoren beim Umgang mit unstrukturierten Daten im Dunklen tappen, zeigte eine Anekdote aus den Gesprächserfahrungen des Fujitsu-Siemens-Teams: Da hatte ein Speicherverantwortlicher aus der Automobilbranche an einem Wochenende beherzt große Bestände an MP3-Dateien aus den Netzordnern gelöscht, in der Annahme, hier hätten Mitarbeiter private Musikarchive abgelegt. Am Montag musste er dann lernen, dass der Dateityp allein wenig über den Wert von Informationen aussagt: Die Entwicklungsabteilung beklagte den plötzlichen Verlust mühsam aufgezeichneter Motoren- und Windgeräusche für Optimierungsmaßnahmen an aktuellen Fahrzeugtypen.
LANline/wj
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