E?Mail-Archivierung und -Management
Der Schatten der E?Mail
E?Mail-Archivierungs- und -Management-Systeme müssen heute vielfältigen Anforderungen gerecht werden - von kontinuierlicher Datenerfassung und Indizierung über integrierte und schnelle wiederherstellungsfunktionen bis hin zu umfassenden Suchfunktionen sowie standortübergreifendem Zugriff. In Microsoft-Exchange-Umgebungen spielt dabei aber auch die Art der Datenerfassung eine besondere Rolle für die Leistungsfähigkeit und Flexibilität der Lösung.Die Masse an täglichen elektronischen Nachrichten lässt inzwischen die Archivierung, das Wiederauffinden von Mails, das Backup und letztendlich die Leistungsfähigkeit von E?Mail-Systemen an ihre Grenzen stoßen. Dies spiegelt sich auch in den Ergebnissen einer aktuellen Studie von TNS Emnid und Iron Mountain wider: Einen besonders großen Verbesserungsbedarf sehen die Befragten bei der Sicherheit der Daten und der E?Mail-Filter-Funktion (41 Prozent) sowie bei der Archivierung (39 Prozent).
E?Mail-Systeme sind komplex zu verwalten. Umfangreiche Multimediadateien und große Adressverteiler lassen die Datenmengen ständig wachsen und erschweren das Archiv-Management sowie die Sicherheit der Daten. Allerdings sind E?Mail-Systeme weder für exponentiell wachsende Datenmengen noch für schnelle und detaillierte Suchabfragen konzipiert. Schlanke Mailboxen, einfacher Zugriff auf das Archiv sowie die Wiederherstellung des aktuellen Posteingangs lassen sich nur mit spezifischen Funktionen eines professionellen E?Mail-Management-Systems erzielen.
Schattenkopie für agile Produktionsumgebung
Eines muss eine leistungsstarke Archivierung immer gewährleisten: den zentralen Zugriff auf E?Mails und Dateianhänge hunderter oder tausender Postfächer. Besonderen Einfluss auf die Leistung eines E?Mail-Systems hat allerdings die Art, wie die Archivierung Daten erfasst und indiziert. Weit verbreitet ist dabei das Archivieren mittels MAPI (Messaging Application Programming Interface), das in den einzelnen Mailboxen anhand vorab definierter Regeln nach den zu archivierenden Inhalten sucht und diese anschließend sichert. Mit zunehmender Menge der Postfächer oder auch bei vielen Dateianhängen kann diese Vorgehensweise jedoch die Performance des Exchange-Servers beeinträchtigen. Eine weitere Archivierungsmethode stellt das so genannte Journaling dar, das den kompletten E?Mail-Verkehr einer Exchange-Umgebung in eine Journal-Mailbox schreibt.
Eine Alternative zu diesen Methoden lautet "Continuous Application Shadowing". Dieses Verfahren aktualisiert eine Schattenkopie der Exchange-Produktion mit deren Log-Dateien, sobald diese auf die Festplatte geschrieben werden. So entsteht eine laufend erneuerte Kopie der Produktionsumgebung, die sich bei Bedarf daraus wieder vollständig herstellen lässt - neben E?Mails und Dateianhängen auch inklusive allen weiteren Exchange-Vorgängen wie Kalender- oder Kontakteinträgen, persönlichen und öffentlichen Ordnern sowie in PST-Dateien archivierten E?Mails. Der Exchange-Server selbst ist dabei durch die Archivierung nicht unnötig belastet. Unterstützt die Lösung zudem die Microsoft Volume Shadow Copy Services (VSS), dann erhöht sich die Performance des so genannten "Exchange Log Shippings" gegenüber der "Extensible Storage Engine"-(ESE-)Methode von Microsoft um das Zehnfache. Zusätzlicher Vorteil: Selbst aus dem Postfach gelöschte oder als "privat" gekennzeichnete E?Mails sind damit in der professionellen Archivierung gesichert.
Gleichzeitig bietet die Methode der Schattenkopie auch umfassende Ediscovery-Funktionen, die eine einfache Stichwortsuche wie auch Begriffskombinationen über logische Suchoperatoren (Boolesche Operatoren) über das gesamte Archiv hinweg ermöglichen. Denn mit dem Erfassen der Log-Datei werden alle extrahierten Inhalte aus E?Mails, Anhängen, Kalendern und Kontakten automatisch vor dem Speichern indexiert. Dadurch sind für die Suche auf mehreren Servern nur eine einzige Benutzerschnittstelle und eine einzige Suchfunktion nötig, um eine vollständige Discovery-Sammlung zu erstellen.
Mitarbeiter wie Administratoren können zudem von jedem Unternehmensstandort auf das E?Mail-Archiv zugreifen. Unterstützt die Archivierungslösung die entsprechenden Clients, lassen sich auch mobile Geräte mit einbinden, die ein Großteil der Unternehmen inzwischen auch für die Bearbeitung geschäftlicher E?Mails nutzt. Funktionen wie globale Deduplizierung sowie der Einsatz von Single Instance Storage vermeiden zudem doppelte Datenhaltung, indem identische Inhalte nur einmal im Archiv abgelegt sind. Diese standortübergreifende Deduplizierung aller Exchange- und/oder Sharepoint-Elemente spart Speicherkapazitäten und entlastet die Produktionsumgebung zusätzlich.
Für die Einbindung kleinerer Exchange-Umgebungen oder Mailboxen von Mitarbeitern an externen Standorten in die zentraler Archivierung, empfiehlt sich "MAPI Crawl" als Erfassungsmethode. Wirkt sie sich bei großen Mailboxen zwar eher belastend auf den Exchange-Server aus, bietet sie in diesen Fällen besondere Vorteile. So lassen sich hierüber detaillierte Kriterien für Nachrichtenklassen oder Ordner ein- beziehungsweise ausschließen und so archivwürdige Inhalte dediziert auswählen.
Eine der häufigsten Archivierungsmethoden für E?Mails stellt nach wie vor das Anlegen von PST-Dateien dar. Diese eignen sich jedoch nicht als langfristige Lösung. Denn sie lassen sich leicht löschen oder können durch eine defekte Festplatte oder einen gestohlenen Laptop verloren gehen. Zudem fordern gesetzliche Regelungen (Compliance) wie beispielsweise die digitale Betriebsprüfung (GDPdU) ein schnelles Auffinden prüfungsrelevanter Inhalte. Die große Streuung von PST-Dateien in einem Unternehmen macht dies so gut wie unmöglich.
Integration von PST-Dateien
Die Herausforderung besteht also darin, die Erfordernisse für Aufbewahrung, Discovery, Legal Discovery und Compliance zu erfüllen und gleichzeitig dem Nutzer einen einfachen Zugriff auf die Dateien zu gewähren. Mithilfe einer professionellen Lösung lassen sich beide Anforderungen realisieren und die PST-Archivierung langfristig vollständig ablösen. Dabei werden vorhandene PST-Archive auf Servern oder Laptops gesichtet, dem entsprechenden Nutzerkonto zugeordnet und alle Inhalte in das Archivsystem importiert sowie anschließend indiziert. So stehen die Dateien allen Nutzern über die zentrale Suche jederzeit zur Verfügung, während der Administrator das gesamte Archiv inklusive aller PST-Dateien über eine einzige Konsole verwalten kann.
E?Mail-Inhalte unterliegen auch den unterschiedlichen Richtlinien und Aufbewahrungszeiträumen, die sich je nach Gesetzeslage ändern können. Darüber hinaus verändern sich die Inhalte eines Archivsystems auch mit der geschäftlichen Entwicklung eines Unternehmens. Flexibilität ist deshalb eines der wichtigsten Kriterien für ein leistungsfähiges Archivierungssystem. Mithilfe von Funktionen für ein granulares Aufbewahrungs-Management können Administratoren Archivierungsrichtlinien und -zeiträume auf Ordner- sowie Nachrichtenebene erweitern oder einschränken sowie die Lösung beispielsweise bei einer Unternehmensfusion nach oben skalieren.
Zudem lassen sich auf Objektebene für den gesamten Datenbestand Regeln hinterlegen, um beispielsweise Aufbewahrungspflichten für amerikanische Ediscovery-Verfahren (Legal Hold) zu erfüllen. Gleichzeitig erleichtert diese Flexibilität dem Administrator das Archiv-Management und ermöglicht eine bestmögliche Ausnutzung der Kapazität. Eine einmal begonnene Archivierung ist jederzeit änderbar, die neue Regelung wirkt sich dabei automatisch auch auf die bereits gesicherten Inhalte aus.
Unternehmen sind in der Pflicht, ihre E?Mail-Systeme professionell zu verwalten und zu archivieren. Eine entsprechende Lösung unterstützt dabei einen reibungslosen Arbeitsablauf, umfassende integrierte Wiederherstellungsfunktionen (Disaster Recovery) sowie eine leistungsfähige Suche. Gleichzeitig erleichtert sie dem Administrator die Arbeit, indem das Befüllen des Exchange-Servers auf Datenbank?, Mailbox?, oder Nachrichtenebene einfach per Mausklick möglich ist. Ein zentraler, standortunabhängiger Archivzugriff über die gewohnte Oberfläche des E?Mail-Programms sorgt zudem für eine hohe Nutzerakzeptanz. Bei allen technischen Vorteilen einer professionellen Archivierungslösung sollten Unternehmen jedoch eines nicht außer Acht lassen: Klare, verbindliche Regelungen für den Umgang mit dem Kommunikationsmedium E?Mail sind entscheidend, damit die eigenen Mitarbeiter die E?Mail-Flut im Geschäftsalltag in den Griff bekommen.
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