Gesetzliche Anforderungen an die E-Mail-Archivierung in Deutschland
Jedes Land hat individuelle Gesetze und unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. In Deutschland sind das Handelsgesetzbuch (§ 257), die Abgabenordnung (§ 147) sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) für die E-Mail-Archivierung relevant. Daraus ergeben sich folgende Anforderungen:
Alle geschäftlichen E-Mails sind zusammen mit Attachments für sechs Jahre, bei
steuerlich relevanten Inhalten für zehn Jahre zu archivieren. Da die steuerliche Relevanz für den
normalen Mitarbeiter in der Regel schwer einschätzbar ist, wird empfohlen alle geschäftlichen
E-Mails zehn Jahre lang zu archivieren.
E-Mails müssen in einer strukturierten, unveränderbaren Form archiviert
werden. Dabei sind sie mit einem Index zu versehen und müssen kurzfristig reproduzierbar sein. Sind
diese Anforderungen erfüllt, gibt es keine Einschränkungen bezüglich der verwendeten digitalen
Speichertechnik.
Empfangene E-Mails müssen zusammen mit ihren Attachments im Originalformat und
Aussehen archiviert werden. Konnte das Originalformat automatisiert verarbeitet werden, zum
Beispiel zur Suche, muss diese Eigenschaft auch im Archiv bestehen bleiben.
Alle steuerlich relevanten E-Mails und Attachments müssen in einem Format
abgespeichert werden, das es Steuerbehörden erlaubt, direkt, indirekt oder per Datenträgeraustausch
auf die Information zuzugreifen. Dabei gelten die Formate, wie sie in GDPdU, GoBS und §147 Absatz 6
der Abgabenordnung beschrieben sind.
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