Backup-Herausforderungen begegnen
Versicherung für das Unternehmensgedächtnis
Bildlich gesprochen sind die Datenspeicher eines Unternehmens so etwas wie ein Gedächtnis. Und genau wie bei einem Gedächtnisverlust verlieren Unternehmen mit ihren Daten auch die Fähigkeit, sich zu orientieren und zurecht zu kommen. Mit der steigenden Relevanz von Daten sollte auch die Frage ihrer Sicherung stärker in den Vordergrund rücken. So unaufhaltsam sich die IT-Umgebung von Unternehmens verändert, so verändern sich auch die Anforderungen an die unternehmenseigene Backup- und Recovery-Strategie. Diverse Herausforderungen beeinflussen zusätzlich, wie und was Unternehmen sichern und im Ernstfall wiederherstellen müssen.
Zunächst müssen Unternehmen die Vorgaben erfüllen, die der Gesetzgeber für den Umgang mit Daten stellt. Gleich mehrere nationale und internationale Richtlinien und Gesetze regeln von der Datenverarbeitung bis hin zur Archivierung nahezu alles. Mit GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) seien hier nur die wichtigsten erwähnt. Zu diesen gesetzlichen Vorgaben kommen noch die internen Compliance-Richtlinien hinzu.
Fehlende Backups von Cloud-Diensten
Leider hat sich die Fehlannahme weit verbreitet, dass die Microsoft-365-Suite, die unter anderem die beliebten Kollaborationslösungen Outlook und Teams beinhaltet, von Haus aus gesichert sei. Wenn schon Public-Cloud-Anbieter eine grundlegende „Disaster Recovery”, also die Systemwiederherstellung nach Totalausfällen bieten, bedeutet das nicht, dass sie automatisch Backups genutzter Dienste erstellen. Die Wiederherstellungszusage bezieht sich lediglich auf den Ausfall der eigenen Rechenzentren im Falle eines Hardwareversagens oder höherer Gewalt. Auf die konkreten Recovery-Anforderungen einzelner Unternehmen bieten sie per Standard keine Antwort. Die Anbieter operieren meist auf der Grundlage der geteilten Verantwortung, was heißt, dass sie die grundsätzliche Ausfallsicherheit ihrer Dienste garantieren, während der Nutzende selbst für das individuelle Backup der Dateien und Applikationen Sorge tragen muss.
Aktuelle Herausforderungen
Hybride IT-Landschaften: In vielen Unternehmen führte die Corona-Pandemie dazu, dass eine Umstellung von nahezu der gesamten Belegschaft zeitweise oder dauerhaft auf Remote Work erfolgte. Sind auch vor der Pandemie schon viele Systeme in eine Form von Public oder Private Cloud gewandert und somit in der Theorie Remote-fähig, stellte der flächendeckende Test des verteilten Arbeitens die Unternehmens-IT vor ungeahnte Herausforderungen. Angestellte, die nicht in den Büroräumen des Unternehmens arbeiten, müssen weiterhin täglich Dateien speichern, Veränderungen in Datenbanken und anderen Datenressourcen vornehmen. Somit benötigen sie weiterhin sicheren Fernzugriff auf eine Vielzahl von Unternehmensressourcen.
Mangelhafte Lösungen: Wie in jedem anderen Segment auch, sehen sich Unternehmen mit einer Unzahl an Anbietern und Lösungen konfrontiert. Nicht selten lassen sich Unternehmen von Buzzwords oder Versprechungen einer Hochglanz-Roadmap blenden, deren Funktionen man dann doch nie umsetzt. Somit stehen sie häufig mit einer Backup- und Recovery-Lösung da, die viele ihrer Anforderungen nicht erfüllt und Lücken in ihrer Datensicherung offenlässt. Kommt es einmal zum Anwendungsfall, lassen sich Backups allzu oft nicht wiederherstellen, weil sie nicht funktionieren. Dies hätten routinemäßige Tests der Backups verhindern können. Die Nutzung der über hybride Cloud-Umgebungen verteilten Dienste und Speicher führt nicht selten dazu, dass Unternehmen gleich mehrere Backup-Lösungen im Einsatz haben. So entsteht ein Flickenteppich von Backups mit neuen Datensilos.Fehlende Ressourcen: Viele Unternehmen sparen am falschen Ende und kündigen die Update-Verträge ihrer Backup-Anbieter. Hat man die regelmäßige Wartung und Aktualisierung des Systems lange genug vernachlässigt, kommt ein Ernstfall dem entsprechenden Unternehmen wesentlich teurer zu stehlen als der Einfluss des Updatevertrags auf die Betriebskosten. Mit dem Datenwachstum und der Abhängigkeit der Unternehmen von ihrer IT steigt auch die Verantwortung und Anforderung an die IT-Abteilungen. Dies spiegelt sich zumeist nicht in den Budgets oder der Personaldecke wider. Es fehlt an Know-how und Fachleuten wie etwa Backup-Experten, aber auch an klaren Vorgaben aus den Führungsetagen.
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