Auswahlkriterien für E-Mail-Archivierungslösungen
Von der Insellösung zum Unified Archiving
Viele Unternehmen befassen sich derzeit mit dem Thema E-Mail-Archivierung. Es gibt einige klare Kriterien, die moderne Lösungen auszeichnen. Da aber E-Mail-Informationen und Attachments in andere Unternehmensanwendungen einfließen, wird langfristig der Trend weg von Insellösungen für bestimmte Anwendungen gehen und hin zu integrierten, unternehmensweiten Archivierungskonzepten. Dabei spielt die Integrationsfähigkeit der vorhandenen Lösung eine entscheidende Rolle.
Die Liste der gesetzlichen Regelungen und Compliance-Richtlinien, die die Archivierung von
E-Mail-Kommunikation fordern, ist lang. Nach dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der
Abgabenordung (§ 147 AO) sind geschäftliche E-Mails Handelsbriefe und müssen für mindestens sechs
Jahre geordnet archiviert werden. Die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
(GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
verlangen, dass digitale Kommunikation mit steuerlich relevanten Informationen im digitalen
Original für mindestens zehn Jahre aufbewahrt und automatisiert durchsucht werden kann. Zudem gibt
es eine Unmenge von branchen- oder funktionsspezifischen Richtlinien und Gesetzen, die ihrerseits
Ansprüche an eine Archivierung von E-Mail-Kommunikation stellen. Die IT ist daher gut beraten, mit
der Einführung einer geeigneten E-Mail-Archivierungslösung alle Grunderfordernisse aus gesetzlichen
Regelungen und Compliance-Vorgaben bezüglich E-Mail-Archivierung zu erfüllen.
Zwar wäre aus Compliance-Sicht eine lückenlose Archivierung sämtlicher E-Mail-Kommunikation
wünschenswert, doch widerspricht dies dem Fernmeldegesetz, das die Archivierung und Auswertung
privater E-Mail-Kommunikation untersagt. Hier bietet es sich an, mit einer nachgelagerten
Archivierung zu beginnen. Dabei werden spezifische Ordner in Postfächern nicht archiviert und dem
Benutzer für einen vorgegebenen Zeitraum eingeräumt, private E-Mails in diese Ordner zu verschieben
oder zu löschen. Bei guten E-Mail-Archivierungssystemen sind derartige Policies bereits
vorkonfiguriert und können sofort umgesetzt werden.
Grundsätzlich entlastet E-Mail-Archivierung das Mail-System von E-Mails, auf die Anwender nie
oder nur noch sporadisch zugreifen. Damit verringert sich das Volumen von E-Mail-Beständen
drastisch, was wiederum zu einer erheblichen Reduktion des Backup-Aufwands führt.
Anforderungen
Bei einer E-Mail-Archivierung sollte der Zugriff auf einzelne historische E-Mails einfach und
schnell möglich sein. Die Lösung sollte umfangreiche Such- und Analysefunktionen bieten und leicht
zu bedienen sein. Moderne E-Mail-Archivierungslösungen erlauben eine regelbasierte und damit
automatisierte Klassifikation von E-Mails. Schon bevor das System eine E-Mail an den Empfänger
zustellt, wird sie klassifiziert. Dabei ist es wichtig, ein breites Spektrum an Kriterien zugrunde
legen zu können. Dazu gehören Absender und Adressat ebenso wie inhaltliche Auswertungen der E-Mail.
Auf dieser Basis können Unternehmen zum Beispiel Vorgaben für die Archivierung von E-Mails setzen
und bestimmte Gruppen von E-Mails länger archivieren als andere. Dabei spielt auch die Verwaltung
von Aufbewahrungsfristen, das Retention-Management, eine entscheidende Rolle. Informationen in den
E-Mails gelangen in viele Systeme im Unternehmen und werden mit anderen Informationen verknüpft.
Deshalb sollten E-Mails übergreifend in ein unternehmensweites Retention-Management einbezogen
werden. Ein Rendition-Service sorgt für die Erzeugung von inhaltsgleichen Kopien in einem für die
langfristige Aufbewahrung geeigneten Format wie PDF/A oder TIFF. Dieser Vorgang betrifft nicht nur
den E-Mail-Text, sondern auch etwaige Attachments.
Ein weiterer wichtiger Service ist die Verschlagwortung und Indizierung von E-Mails und
Attachments. Auch hier zeigt die Praxis, dass dies automatisiert erfolgen muss. Viele Systeme
bieten heute bereits die automatische Indizierung und Volltextsuche für E-Mails und Anhänge an.
Doch viele E-Mail-Archive bieten nicht die Möglichkeit, auch gescannte OCR-Dokumente in die
Volltextsuche einzubeziehen, was aber aus Compliance-Sicht notwendig sein kann. Wer
Vertragsunterlagen oder wichtige geschäftliche Informationen als OCR-Scan per E-Mail versendet,
sollte auf OCR-Services und Textextraktion nicht verzichten. Lösungen, die dem Stand der Technik
entsprechen, bereiten die Indexdaten von Hunderten von Dateiformaten inklusive OCR mit
Textextraktion auf.
Moderne E-Mail-Archivierungslösungen speichern E-Mails und Attachments nur einmal ab und
verweisen jeweils auf diese eine Datei (Single Instancing). Nicht selten erreichen Unternehmen
damit Volumenreduktionen von 60 bis 80 Prozent.
Da Storage-Techniken im typischen Archivierungszeitraum von zehn Jahren drei Generationswechsel
unterliegen, sollte ein Unternehmen bei der Anschaffung einer Archivierungslösung auch auf das
Vorhandensein eines Storage-und-Migrations-Services achten. Dieser stellt die völlige
Unabhängigkeit bezüglich der eingesetzten Storage-Medien und -Techniken sicher und unterstützt bei
der Migration der Archivdaten von einem Storage-Medium auf ein anderes.
Integrationsfähigkeit
Aus technischer Sicht sollte bei der Auswahl eines E-Mail-Archivs vor allem auf die zukünftige
Ausbaufähigkeit geachtet werden. Dabei ist es hilfreich, wenn das E-Mail-Archiv alle gängigen
E-Mail-Systeme unterstützt. Dann ist sichergestellt, dass es zum Beispiel bei Übernahmen die
Integration anderer Mail-Systeme unterstützt.
Grundsätzlich sollten Unternehmen bei der Archivierung Insellösungen vermeiden. Denn nach
Einschätzung aller Experten liegt die Zukunft in unternehmensübergreifenden, einheitlichen
Archivierungsinfrastrukturen, die alle Archivierungsanforderung des Unternehmens abdecken. Dieses
Konzept nennt sich Unified Archiving.
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